Costos fijos y variables: ¿Cómo se calculan en un emprendimiento?

En el mundo de los negocios, entender los diferentes tipos de costos es esencial para tomar decisiones financieras informadas. Dos conceptos fundamentales en este ámbito son los costos fijos y los costos variables. En este artículo, explicaremos en detalle qué son estos tipos de costos, cómo se calculan y cuál es su relevancia para los emprendimientos.

Aprendamos entonces cómo calcular costos fijos y variables.

¿Qué es un costo variable?

Un costo variable es aquel que cambia en proporción directa a la producción o venta de bienes o servicios de una empresa. En otras palabras, estos costos fluctúan a medida que la actividad comercial varía. Ejemplos de costos variables incluyen el costo de materias primas, la mano de obra directamente relacionada con la producción, y también los gastos de envío y almacenamiento fulfillment en el caso de negocios en línea. Estos son los costos variables de una empresa.

Tipos de costos variables

Los costos variables están directamente relacionados con la actividad operativa y aumentan o disminuyen conforme cambia el volumen de producción. Veamos algunos ejemplos:

Costo variable proporcional

El costo variable proporcional es aquel que varía de manera directa y constante en relación al nivel de producción o ventas de una empresa.

A medida que aumenta la producción, el costo total incrementa en la misma proporción, y de igual manera disminuye cuando la producción baja. Esta característica facilita la planificación y el control financiero, ya que permite una previsión precisa de los gastos asociados a diferentes niveles de actividad.

Costo variable progresivo

A diferencia de los costos proporcionales, los costos progresivos no mantienen una relación lineal con la actividad operativa; en cambio, su tasa de crecimiento se acelera a medida que aumenta la producción.

La aceleración en los costos puede ser resultado de factores como la necesidad de recursos adicionales o el aumento en la complejidad de las operaciones. La comprensión y gestión de los costos variables progresivos son esenciales para evitar que los gastos crezcan de manera desproporcionada y afecten la rentabilidad del negocio.

Costo variable regresivo

A medida que la producción se incrementa, estos costos crecen, pero lo hacen de forma desacelerada. Esta característica implica que, aunque los costos totales aumentan con la producción, el costo adicional por unidad producida disminuye.

Los costos variables regresivos pueden reflejar economías de escala, donde el incremento en la eficiencia y la reducción de costos unitarios se logran a través de una mayor producción. La gestión de estos costos es crucial para maximizar los beneficios de la producción en grandes volúmenes.

Fórmula costo variable

La fórmula básica para calcular el costo variable de un producto o servicio es:

Costo Variable = Costo Variable Unitario x Cantidad Producida/Vendida

Este cálculo nos proporciona una visión clara de cuánto cuesta producir o vender cada unidad de producto.

Ejemplos de costos variables en una Pyme

• Servicio de Envío: El costo de envío es un ejemplo clásico de un costo variable. Varía según el peso, dimensiones y destino del producto. Te invitamos a cotizar tus envíos con Coordinadora. 
• Materia Prima: En negocios de manufactura, el costo de la materia prima es un claro costo variable. Ya que podría variar según las condiciones del mercado y más cuando la materia prima es fabricada fuera del país.
• Almacenamiento Fulfillment: En el comercio electrónico, los costos de almacenamiento fulfillment son variables, puesto que dependen del espacio ocupado por los productos y la duración del almacenamiento. Si quieres saber más sobre cómo despachar tus productos automáticamente, te invitamos a leer más sobre fullfilment.

¿Qué son los costos variables unitarios?

Los costos variables unitarios son una métrica fundamental en la gestión financiera de cualquier emprendimiento. Estos costos representan el gasto necesario para producir o adquirir una unidad adicional de producto o servicio. 

Calcular el costo variable unitario es esencial para determinar el punto de equilibrio, donde los ingresos igualan los costos, y para tomar decisiones estratégicas sobre fijación de precios y eficiencia operativa.

¿Qué es el coste variable medio?

El costo variable medio es el promedio de los costos variables por unidad producida o vendida. Este indicador proporciona una idea clara de cuánto cuesta, en promedio, producir o adquirir cada unidad. Calcular el costo variable medio es simple:

Costo Variable Medio = Costo Variable Total / Cantidad Producida/Vendida

Entender el costo variable promedio ayuda a evaluar la eficiencia operativa y a tomar decisiones sobre optimización de costos y estrategias de producción.

¿Qué es un costo fijo?

En contraste con los costos variables, los costos fijos son aquellos que permanecen constantes independientemente de la producción o las ventas de una empresa. Estos costos son esenciales para mantener la operación en marcha y no se ven afectados por las fluctuaciones en el volumen de negocios. Ejemplos de costos fijos son el alquiler de oficina, los salarios del personal administrativo y los gastos de seguro. Con esta definición sabrás cómo determinar costos fijos y variables.

Tipos de costos fijos

No varían con el volumen de actividad y deben pagarse incluso si el emprendimiento no está generando ingresos en un determinado periodo. Veamos los tipos más importantes:

Alquiler

El alquiler es un tipo de costo que permanece constante durante el periodo del contrato de arrendamiento, independientemente del nivel de producción o ventas del negocio. Como costo fijo, el alquiler debe ser cubierto regularmente, y su monto no varía con las actividades operativas, lo que lo hace predecible y crucial para la planificación financiera.

Servicios

Los costos fijos en servicios se refieren a aquellos gastos periódicos y constantes asociados con la prestación de servicios que no fluctúan con el nivel de actividad o producción del negocio. Permanecen estables a lo largo del tiempo y deben ser pagados regularmente, independientemente del volumen de servicios prestados.

Permisos

Los costos fijos relacionados con permisos no varían con el nivel de actividad o producción de la empresa y deben ser cubiertos regularmente para cumplir con las normativas y regulaciones aplicables. Al ser costos fijos, representan una parte esencial del presupuesto operativo, asegurando que la empresa pueda continuar sus actividades dentro del marco legal establecido.

Impuestos

Los costos fijos relacionados con impuestos son obligatorios y están determinados por la legislación fiscal vigente, como impuestos sobre la propiedad, contribuciones empresariales o tasas de licencias. A diferencia de los costos variables, los impuestos fijos no fluctúan con la producción, y su pago regular es crucial para mantener el cumplimiento fiscal y la estabilidad operativa del negocio.

Seguros

Incluyen primas por seguros de propiedad, responsabilidad civil y otros tipos de cobertura necesarios para proteger los activos y operaciones del negocio. Se mantienen constantes durante el período del contrato, proporcionando estabilidad en la planificación financiera y garantizando la protección continua frente a riesgos y contingencias.

Servicios de mantenimiento

Son aquellos gastos periódicos necesarios para el mantenimiento regular y preventivo de equipos, instalaciones y sistemas, que permanecen constantes independientemente del nivel de actividad o producción del negocio. Al ser costos fijos, estos gastos se deben cubrir regularmente, garantizando la continuidad y la eficiencia operativa de la empresa.

Fórmula de costo fijo

La fórmula para calcular el costo fijo total es sencilla:

Costo Fijo Total = Suma de todos los Costos Fijos Individuales

Este cálculo nos muestra el monto total que la empresa debe pagar, independientemente de la actividad comercial.

 Ejemplos de costos fijos en una pequeña empresa

• Alquiler de Oficina: El alquiler mensual de un espacio para operar es un ejemplo de costo fijo, ya que no cambia con la cantidad de productos vendidos.
• Salarios de Personal Administrativo: Los salarios de los empleados que no están directamente involucrados en la producción o venta también son costos fijos, puesto que no varían según la actividad comercial.
• Gastos de Seguro: Los costos de seguros son una inversión constante para proteger los activos y la operación de la empresa.

¿Qué son los costos totales?

Los costos totales comprenden todos los gastos, tanto fijos como variables, que una empresa incurre en su operación. Estos costos representan la inversión total necesaria para mantener la producción y el negocio en funcionamiento. Comprender los costos totales es esencial para evaluar la rentabilidad general de un emprendimiento y tomar decisiones financieras informadas.

Costos totales: fórmula

La fórmula básica para calcular los costos totales es:

Costos Totales = Costos Fijos + Costos Variables

Esta simple ecuación resume todos los gastos asociados con la operación de un negocio, proporcionando una visión integral de la inversión necesaria para producir y vender.

Diferencia entre costo fijo y variable

A pesar de su aparente simplicidad, los costos fijos y variables juegan roles cruciales en la toma de decisiones financieras. Aquí hay algunas diferencias clave entre ellos:

• Los costos fijos permanecen constantes sin importar el nivel de producción o ventas, mientras que los costos variables cambian en función de la actividad comercial.
• Los costos fijos son esenciales para mantener la operación en marcha, mientras que los costos variables están directamente relacionados con la producción o venta de bienes y servicios.
• Los costos fijos son más estables y predecibles a largo plazo, mientras que los costos variables pueden variar considerablemente de un período a otro.

4 ejemplos de cómo se calculan los costos fijos y variables en un emprendimiento

Ahora que ya entendimos toda la teoría, vamos a explicar de manera práctica cómo funcionan estos conceptos de los costos fijos y variables. Veamos qué pasa cuando tenemos una empresa de servicios, una que necesita materia prima, una de compra-venta y una de dropshipping.

Calcular costos fijos y variables para una empresa de servicios

Imagina que estás administrando una consultoría que ofrece servicios de asesoramiento empresarial. Aquí tienes un desglose de costos:

1. Costos Fijos:
   1. Alquiler de Oficina: $1.500.000 por mes
   2. Salarios de Personal Administrativo: $3.000.000 por mes
   3. Servicios Públicos y Mantenimiento: $300.000 por mes
2. Costos Variables:
   1. Gastos de Viaje para Reuniones con Clientes: Variable, promedio de $5.000.000 por mes
   2. Suministros para Presentaciones: Variable, promedio de $200.000 por mes
   3. Publicidad en Plataformas de Negocios: Variable, promedio de $1.500.000 por mes

En este caso, los costos fijos son aquellos que se mantienen constantes, independientemente de la cantidad de clientes o proyectos. Los costos variables están relacionados con la prestación de servicios a los clientes y varían según el número y la naturaleza de los proyectos.

Calcular costos fijos y variables para un emprendimiento de venta de hamburguesas

Supongamos que estás gestionando un negocio de hamburguesas gourmet. A continuación, se detalla el análisis de costos:

1. Costos Fijos:
   1. Alquiler del Local: $2.500.000 por mes
   2. Salarios del Personal: $40.000.000 por mes
   3. Mantenimiento y Limpieza: $3.000.000 por mes
2. Costos Variables:
   1. Carne, Pan, Vegetales para Hamburguesas: Variable, promedio de $7.000 por hamburguesa
   2. Ingredientes para Acompañamientos: Variable, promedio de $1.500 por pedido
   3. Costo de Envío para Entrega a Domicilio: Variable, promedio de $2.000 por entrega

Los costos fijos en este emprendimiento son los gastos necesarios para mantener el local y la operación en marcha. Los costos variables incluyen los ingredientes específicos para cada hamburguesa y los gastos relacionados con las entregas a domicilio, que varían según la cantidad de pedidos.

Calcular costos fijos y variables para un emprendimiento de venta de ropa

Imagina que diriges una tienda de ropa en línea con una amplia variedad de prendas. Aquí se detallan los costos:

1. Costos Fijos: 
   1. Alquiler de Espacio de Almacenamiento: $800.000 por mes
   2. Gastos de Marketing Digital: $600.000 por mes
   3. Mantenimiento del Sitio Web: $200.000 por mes
2. Costos Variables:
   1. Costo de Compra de Ropa para la Venta: Variable, promedio de $15.000 por prenda
   2. Empaque y Envío de Pedidos: Variable, promedio de $3.000 por pedido
   3. Gastos de Publicidad por Campaña: Variable, promedio de $100.000 por campaña

Los costos fijos en este emprendimiento son los necesarios para mantener la presencia en línea y atraer a los clientes. Los costos variables varían según las ventas y la demanda de productos específicos, así como los gastos asociados con la promoción.

Conoce más sobre estrategias para aumentar las ventas.

Calcular costos fijos y variables para un emprendimiento de venta dropshipping

Supongamos que operas un negocio de dropshipping, donde no tienes inventario propio. A continuación, se presenta un análisis de costos:

1. Costos Fijos:
   1. Desarrollo y Mantenimiento de la Plataforma en Línea: $300.000 por mes
   2. Gastos de Marketing en Redes Sociales: $300.000 por mes
   3. Tarifas de Transacción y Procesamiento de Pagos: Variable, promedio de 3% por venta
2. Costos Variables:
   1. Costo de Productos Vendidos por Terceros: Variable, depende del precio de compra
   2. Gastos de Envío desde el Proveedor al Cliente: Variable, promedio de $7.000 por envío
   3. Gastos de Atención al Cliente por Devoluciones: Variable, promedio de $1.500 por devolución

En este modelo de negocio, los costos fijos están relacionados con el funcionamiento en línea y la promoción. Los costos variables incluyen el costo de los productos de los proveedores y los gastos asociados con el envío y la atención al cliente.

Impacto de los costos en la contabilidad y la gestión financiera

La correcta clasificación y control de los costos fijos y variables tiene un impacto directo en la contabilidad y la gestión financiera del emprendimiento, y en este sentido, implementar herramientas como la factura electrónica tiene un impacto significativo en la en un emprendimiento, mejorando la precisión, la eficiencia y el control sobre los costos fijos y variables.

• Presupuestos: Los costos fijos se incluyen en los presupuestos a largo plazo, mientras que los variables se proyectan en función de los niveles de actividad previstos.
• Informe de resultados: La distinción entre estos costos afecta la forma en que se reportan las ganancias y pérdidas, proporcionando una visión clara de la rentabilidad operativa.
• Análisis de costos: Permite identificar cuáles costos son controlables y cuáles no, facilitando la implementación de estrategias de reducción de costos.
• Toma de decisiones financieras: Informes precisos sobre costos ayudan en decisiones como la fijación de precios, inversión en nuevas tecnologías y expansión de capacidad.

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Además, al integrar tecnologías avanzadas de seguimiento y gestión de inventarios, se minimizan los errores y se optimiza el uso de recursos, reduciendo costos fijos relacionados con la infraestructura y personal administrativo.

Coordinadora también se compromete con la sostenibilidad, implementando prácticas de envíos sostenibles como el uso de vehículos eléctricos y la optimización de rutas para reducir la huella de carbono.

Así tu emprendimiento no solo se vuelve más competitivo y eficiente, sino que también contribuye a un modelo de negocio más sostenible y responsable con el entorno.

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