Cómo hacer un inventario paso a paso

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El inventario es una herramienta fundamental para cualquier negocio, ya sea grande o pequeño. Es una manera de llevar la cuenta de los productos que tienes en stock, lo que te ayuda a controlar tus gastos, hacer pronósticos de ventas y tomar mejores decisiones sobre tu negocio.

Hay varias maneras de llevar un inventario, pero las tres más comunes son:

  • Usar una hoja de cálculo de Excel.
  • Llevar un registro a mano.
  • Utilizar un sistema de inventario con despacho automático.

En este artículo, te mostraremos cómo hacer un inventario en cada una de estas tres formas. Confía en las soluciones de Coordinadora para ayudarte a crecer con tu negocio.

Cómo hacer un inventario en Excel

¿Cómo hacer un inventario en excel paso a paso? Si eres parte de una empresa unipersonal, una pequeña empresa o un emprendimiento desde casa que no tiene el tiempo suficiente para gestionar y entregar pedidos de manera eficiente, llevar un inventario adecuado en Excel puede ser la clave para el éxito de tu negocio. 

  • Configurar tu hoja de cálculo: Lo primero que necesitas hacer es abrir una hoja de cálculo en Excel. Crea una tabla con las siguientes columnas: «Producto», «Cantidad en stock», «Cantidad vendida», «Cantidad recibida», «Cantidad a pedir» y «Proveedor». Esta estructura te permitirá tener un registro ordenado de tus productos y movimientos de inventario. 

Puedes adicionar todas las columnas que consideres necesarias para tu negocio. Recuerda que solo el tiempo te dirá cómo es la manera más efectiva de hacerlo.

  • Registrar tu inventario inicial: Ingresa todos los productos que actualmente tienes en stock en la columna correspondiente. Asegúrate de proporcionar información precisa y detallada sobre cada producto, incluyendo su nombre, descripción y número de referencia si es necesario.
  • Actualizar las cantidades vendidas y recibidas: Cada vez que realices una venta, registra la cantidad vendida en la columna «Cantidad vendida». Asimismo, cuando recibas nuevos productos, anota la cantidad recibida en la columna «Cantidad recibida». Esto te permitirá mantener un seguimiento de tus existencias en tiempo real. Así sabrás cómo hacer un inventario automático de entradas y salidas en excel.
  • Calcular la cantidad a pedir: Utiliza fórmulas en Excel para calcular automáticamente la cantidad de productos que necesitas pedir. Puedes basarte en criterios como el nivel de inventario mínimo que deseas mantener o el historial de ventas.
  • Monitoreo y actualización regular: Es esencial que revises y actualices tu inventario en Excel de manera regular. Esto te ayudará a identificar rápidamente productos de baja rotación, evitar faltantes o excesos de inventario y tomar decisiones informadas para el crecimiento de tu negocio.

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Cómo hacer un inventario a mano

¿Cómo hacer un inventario a mano? Si bien Excel es una excelente opción para el control de inventario, algunas personas prefieren métodos más tradicionales y desean llevar el registro a mano. A continuación, te explicamos cómo hacer un inventario a mano de manera efectiva.

  • Preparar tus herramientas: Necesitarás papel, bolígrafo y etiquetas para organizar tu inventario. Asimismo, asegúrate de contar con suficiente espacio para almacenar tus productos.
  • Crear una lista de inventario: Escribe en una hoja todos los productos que tienes en stock. Puedes utilizar categorías o códigos para agruparlos y facilitar el conteo.
  • Realizar el conteo físico: Empieza a contar la cantidad de cada producto que tienes en tu tienda o almacén. Es fundamental ser preciso y meticuloso durante este proceso.
  • Registrar las entradas y salidas: A medida que vendas productos o recibas nuevos pedidos, anota estos movimientos en tu lista de inventario a mano. Lleva un registro detallado de las cantidades y fechas.
  • Actualizar regularmente: Es importante mantener tu lista de inventario a mano actualizada. Puedes establecer una frecuencia de revisión según la rotación de tus productos para asegurarte de que siempre tengas información precisa.

Qué no te tomen por sorpresa los costos fijos y variables en tu negocio, no importa si emprendes un negocio desde casa o una empresa.

Cómo tener un sistema de inventario con despacho automático

Si gestionar todo tu inventario manualmente se vuelve abrumador o si buscas una solución más automatizada para el control de tus existencias, puedes considerar el uso de un sistema de inventario con despacho automático. Este hace parte del servicio que ofrecemos en fulfillment, como también la gestión, el manejo y el despacho de productos.

Este tipo de sistema se integra con tus canales de venta con conexiones vía API, con Shopify, Woocommerce, y administra automáticamente tus inventarios y pedidos.

  • Seleccionar un sistema de servicio fulfillment: Investiga diferentes opciones de software de fulfillment y elige uno que se adapte a las necesidades y tamaño de tu negocio. Asegúrate de que pueda integrarse con tus plataformas de venta. Siempre puedes elegir nuestro servicio de Fulfillment, en el que almacenamos, alistamos y despachamos tus productos a FULL velocidad.
  • Sincronizar tu inventario: Conecta tu inventario actual al sistema de fulfillment. Esto permitirá que el sistema actualice automáticamente las cantidades disponibles en tus distintos canales de venta.
  • Configurar tus reglas de despacho: Define reglas y criterios para el despacho automático de pedidos. Puedes establecer prioridades de envío, rutas logísticas y tiempos de procesamiento. Entérate qué es logística.
  • Realizar pruebas: Antes de poner en funcionamiento el sistema de fulfillment, realiza pruebas para asegurarte de que todo funcione correctamente. Verifica que las órdenes se procesen y entreguen de acuerdo con tus configuraciones.
  • Supervisar y ajustar: Una vez que el sistema esté en funcionamiento, supervisa regularmente su desempeño y realiza ajustes según sea necesario para optimizar el proceso de despacho automático.

Ejemplo de cómo hacer el inventario de una tienda

Imagina que tienes una pequeña tienda unipersonal que vende productos a través de Mercado Libre, Instagram y Facebook. Te encargas de todas las tareas, desde subir productos y gestionar redes sociales hasta empacar y llevar los paquetes al servicio de envíos al finalizar el día.

Para llevar un inventario efectivo en esta situación, puedes seguir estos pasos:

  • Configurar tu inventario en Excel: Crea una hoja de cálculo en Excel con las columnas necesarias para registrar tus productos y sus movimientos de inventario.
  • Registrar tus productos: Ingresa todos los productos que tienes en stock, asegurándote de incluir información detallada para cada uno.
  • Actualizar las cantidades vendidas y recibidas: Mantén un registro actualizado de las cantidades que vendes y recibes en tu tienda.
  • Utilizar un sistema de fulfillment: Para automatizar el proceso de inventario y despacho, considera el uso de nuestro sistema de fulfillment para que te quites una preocupación de la cabeza y puedas dedicarte a otras tareas de tu negocio.
  • Revisar y ajustar regularmente: Supervisa tu inventario y realiza ajustes según sea necesario para mantener un control preciso y eficiente.

Siguiendo estos pasos, podrás gestionar de manera más efectiva el inventario de tu Ecommerce y garantizar una experiencia positiva para tus clientes.

Con estas tres formas de llevar el inventario (Excel, a mano y con un sistema de fulfillment), podrás elegir la opción que mejor se adapte a las necesidades y capacidades de tu negocio. Ver cómo vender por Instagram.

Recuerda que un inventario bien gestionado es fundamental para el éxito a largo plazo y el crecimiento de cualquier empresa, sin importar su tamaño. ¡Buena suerte en tu camino hacia una gestión de inventario más eficiente y organizada!

Entérate qué es el pago contra entrega y como está impactando los Ecommerce a nivel Latam. También te podría interesar conocer algunas estrategias para aumentar las ventas.

Si necesitas rastrear un envi te invitamos a revisar nuestra página de rastreo de guías.

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