Costos fijos y variables: ¿Cómo se calculan en un emprendimiento?

En el mundo de los negocios, entender los diferentes tipos de costos es esencial para tomar decisiones financieras informadas. Dos conceptos fundamentales en este ámbito son los costos fijos y los costos variables. En este artículo, explicaremos en detalle qué son estos tipos de costos, cómo se calculan y cuál es su relevancia para los emprendimientos.

Aprendamos entonces cómo calcular costos fijos y variables.

¿Qué es un costo variable?

Un costo variable es aquel que cambia en proporción directa a la producción o venta de bienes o servicios de una empresa. En otras palabras, estos costos fluctúan a medida que la actividad comercial varía. Ejemplos de costos variables incluyen el costo de materias primas, la mano de obra directamente relacionada con la producción, y también los gastos de envío y almacenamiento fulfillment en el caso de negocios en línea. Estos son los costos variables de una empresa.

Tipos de costos variables

Los costos variables están directamente relacionados con la actividad operativa y aumentan o disminuyen conforme cambia el volumen de producción. Veamos algunos ejemplos:

Costo variable proporcional

El costo variable proporcional es aquel que varía de manera directa y constante en relación al nivel de producción o ventas de una empresa.

Tipo de costo variable	Definición	Comportamiento con la producción	Ejemplo práctico	Impacto financiero	Estrategia de gestión
Proporcional	Varía en la misma proporción que el nivel de producción o ventas.	Si la producción aumenta 20%, el costo aumenta también 20%.	Materia prima directa: el costo de telas para confeccionar camisetas.	Permite proyecciones financieras estables y precisas.	Controlar inventarios y ajustar compras según la demanda.
Progresivo	Crece más rápido que el aumento de la producción (acelerado).	Si la producción aumenta 20%, el costo puede aumentar 30% o más.	Pago de horas extras a trabajadores cuando la demanda supera la capacidad normal.	Riesgo de sobrecostos que reducen la rentabilidad.	Monitorear la capacidad instalada y prevenir saturación de recursos.
Regresivo	Crece más lento que el aumento de la producción (desacelerado).	Si la producción aumenta 20%, el costo aumenta solo 10%.	Compra de insumos al por mayor que reduce el costo unitario.	Favorece economías de escala y mayor competitividad.	Potenciar la producción a gran escala y negociar con proveedores.

El cuadro muestra:

• Proporcionales: Son los más fáciles de calcular y proyectar.
  
• Progresivos: Representan un riesgo si no se gestiona la capacidad operativa.
  
• Regresivos: Son aliados para alcanzar eficiencia y economías de escala.

Fórmula costo variable

La fórmula básica para calcular el costo variable de un producto o servicio es:

Costo Variable = Costo Variable Unitario x Cantidad Producida/Vendida

Este cálculo nos proporciona una visión clara de cuánto cuesta producir o vender cada unidad de producto.

Ejemplos de costos variables en una Pyme

• Servicio de Envío: El costo de envío es un ejemplo clásico de un costo variable. Varía según el peso, dimensiones y destino del producto. Te invitamos a cotizar tus envíos con Coordinadora. 
• Materia Prima: En negocios de manufactura, el costo de la materia prima es un claro costo variable. Ya que podría variar según las condiciones del mercado y más cuando la materia prima es fabricada fuera del país.
• Almacenamiento Fulfillment: En el comercio electrónico, los costos de almacenamiento fulfillment son variables, puesto que dependen del espacio ocupado por los productos y la duración del almacenamiento. Si quieres saber más sobre cómo despachar tus productos automáticamente, te invitamos a leer más sobre fullfilment.

¿Qué son los costos variables unitarios?

Los costos variables unitarios son una métrica fundamental en la gestión financiera de cualquier emprendimiento. Estos costos representan el gasto necesario para producir o adquirir una unidad adicional de producto o servicio. 

Calcular el costo variable unitario es esencial para determinar el punto de equilibrio, donde los ingresos igualan los costos, y para tomar decisiones estratégicas sobre fijación de precios y eficiencia operativa.

¿Qué es el coste variable medio?

El costo variable medio es el promedio de los costos variables por unidad producida o vendida. Este indicador proporciona una idea clara de cuánto cuesta, en promedio, producir o adquirir cada unidad. Calcular el costo variable medio es simple:

Costo Variable Medio = Costo Variable Total / Cantidad Producida/Vendida

Entender el costo variable promedio ayuda a evaluar la eficiencia operativa y a tomar decisiones sobre optimización de costos y estrategias de producción.

¿Qué es un costo fijo?

En contraste con los costos variables, los costos fijos son aquellos que permanecen constantes independientemente de la producción o las ventas de una empresa. Estos costos son esenciales para mantener la operación en marcha y no se ven afectados por las fluctuaciones en el volumen de negocios. Ejemplos de costos fijos son el alquiler de oficina, los salarios del personal administrativo y los gastos de seguro. Con esta definición sabrás cómo determinar costos fijos y variables.

Tipos de costos fijos

No varían con el volumen de actividad y deben pagarse incluso si el emprendimiento no está generando ingresos en un determinado periodo. Veamos los tipos más importantes:

Categoría	Descripción	Ejemplo práctico	Impacto
Alquiler	El alquiler es un costo que permanece constante durante la vigencia del contrato, sin importar la producción o ventas.	Arriendo mensual de una bodega o local comercial.	Permite planificar con certeza el flujo de caja, ya que es un gasto predecible y recurrente.
Servicios	Gastos periódicos que no fluctúan con el nivel de actividad del negocio.	Pago fijo de internet empresarial o tarifa plana de telefonía.	Garantizan continuidad operativa, pero requieren incluirse en el presupuesto regular para no afectar liquidez.
Permisos	Costos asociados a licencias y normativas que deben cumplirse para operar legalmente.	Renovación anual de licencia de funcionamiento o registro sanitario.	Aseguran la continuidad legal del negocio; su omisión puede generar sanciones o suspensión de actividades.
Impuestos	Obligaciones establecidas por la legislación que no varían con la producción.	Impuesto predial o contribución empresarial fija.	Mantenerlos al día evita sanciones y permite una proyección fiscal más estable.
Seguros	Primas por pólizas que cubren riesgos sobre activos, responsabilidad civil u operaciones.	Seguro anual de la flota de transporte o póliza de incendio de instalaciones.	Brindan protección ante imprevistos, reduciendo el riesgo financiero y facilitando la continuidad operativa.
Servicios de mantenimiento	Gastos periódicos en conservación de equipos, instalaciones o sistemas.	Mantenimiento preventivo mensual de montacargas o aire acondicionado.	Aseguran eficiencia y reducen el riesgo de fallas costosas; su regularidad los hace predecibles dentro del presupuesto.

En el cuadro puedes ver cómo cada costo fijo impacta de manera directa en la planeación estratégica y financiera, ayudando a las empresas a proyectar su flujo de caja y mantener la estabilidad operativa.

Fórmula de costo fijo

La fórmula para calcular el costo fijo total es sencilla:

Costo Fijo Total = Suma de todos los Costos Fijos Individuales

Este cálculo nos muestra el monto total que la empresa debe pagar, independientemente de la actividad comercial.

 Ejemplos de costos fijos en una pequeña empresa

• Alquiler de Oficina: El alquiler mensual de un espacio para operar es un ejemplo de costo fijo, ya que no cambia con la cantidad de productos vendidos.
• Salarios de Personal Administrativo: Los salarios de los empleados que no están directamente involucrados en la producción o venta también son costos fijos, puesto que no varían según la actividad comercial.
• Gastos de Seguro: Los costos de seguros son una inversión constante para proteger los activos y la operación de la empresa.

¿Qué son los costos totales?

Los costos totales comprenden todos los gastos, tanto fijos como variables, que una empresa incurre en su operación. Estos costos representan la inversión total necesaria para mantener la producción y el negocio en funcionamiento. Comprender los costos totales es esencial para evaluar la rentabilidad general de un emprendimiento y tomar decisiones financieras informadas.

Costos totales: fórmula

La fórmula básica para calcular los costos totales es:

Costos Totales = Costos Fijos + Costos Variables

Esta simple ecuación resume todos los gastos asociados con la operación de un negocio, proporcionando una visión integral de la inversión necesaria para producir y vender.

Diferencia entre costo fijo y variable

A pesar de su aparente simplicidad, los costos fijos y variables juegan roles cruciales en la toma de decisiones financieras. Aquí hay algunas diferencias clave entre ellos:

• Los costos fijos permanecen constantes sin importar el nivel de producción o ventas, mientras que los costos variables cambian en función de la actividad comercial.
• Los costos fijos son esenciales para mantener la operación en marcha, mientras que los costos variables están directamente relacionados con la producción o venta de bienes y servicios.
• Los costos fijos son más estables y predecibles a largo plazo, mientras que los costos variables pueden variar considerablemente de un período a otro.

4 ejemplos de cómo se calculan los costos fijos y variables en un emprendimiento

Ahora que ya entendimos toda la teoría, vamos a explicar de manera práctica cómo funcionan estos conceptos de los costos fijos y variables. Veamos qué pasa cuando tenemos una empresa de servicios, una que necesita materia prima, una de compra-venta y una de dropshipping.

Calcular costos fijos y variables para una empresa de servicios

Imagina que estás administrando una consultoría que ofrece servicios de asesoramiento empresarial. Aquí tienes un desglose de costos:

1. Costos Fijos:
   1. Alquiler de Oficina: $1.500.000 por mes
   2. Salarios de Personal Administrativo: $3.000.000 por mes
   3. Servicios Públicos y Mantenimiento: $300.000 por mes
2. Costos Variables:
   1. Gastos de Viaje para Reuniones con Clientes: Variable, promedio de $5.000.000 por mes
   2. Suministros para Presentaciones: Variable, promedio de $200.000 por mes
   3. Publicidad en Plataformas de Negocios: Variable, promedio de $1.500.000 por mes

En este caso, los costos fijos son aquellos que se mantienen constantes, independientemente de la cantidad de clientes o proyectos. Los costos variables están relacionados con la prestación de servicios a los clientes y varían según el número y la naturaleza de los proyectos.

Calcular costos fijos y variables para un emprendimiento de venta de hamburguesas

Supongamos que estás gestionando un negocio de hamburguesas gourmet. A continuación, se detalla el análisis de costos:

1. Costos Fijos:
   1. Alquiler del Local: $2.500.000 por mes
   2. Salarios del Personal: $40.000.000 por mes
   3. Mantenimiento y Limpieza: $3.000.000 por mes
2. Costos Variables:
   1. Carne, Pan, Vegetales para Hamburguesas: Variable, promedio de $7.000 por hamburguesa
   2. Ingredientes para Acompañamientos: Variable, promedio de $1.500 por pedido
   3. Costo de Envío para Entrega a Domicilio: Variable, promedio de $2.000 por entrega

Los costos fijos en este emprendimiento son los gastos necesarios para mantener el local y la operación en marcha. Los costos variables incluyen los ingredientes específicos para cada hamburguesa y los gastos relacionados con las entregas a domicilio, que varían según la cantidad de pedidos.

Calcular costos fijos y variables para un emprendimiento de venta de ropa

Imagina que diriges una tienda de ropa en línea con una amplia variedad de prendas. Aquí se detallan los costos:

1. Costos Fijos: 
   1. Alquiler de Espacio de Almacenamiento: $800.000 por mes
   2. Gastos de Marketing Digital: $600.000 por mes
   3. Mantenimiento del Sitio Web: $200.000 por mes
2. Costos Variables:
   1. Costo de Compra de Ropa para la Venta: Variable, promedio de $15.000 por prenda
   2. Empaque y Envío de Pedidos: Variable, promedio de $3.000 por pedido
   3. Gastos de Publicidad por Campaña: Variable, promedio de $100.000 por campaña

Los costos fijos en este emprendimiento son los necesarios para mantener la presencia en línea y atraer a los clientes. Los costos variables varían según las ventas y la demanda de productos específicos, así como los gastos asociados con la promoción.

Conoce más sobre estrategias para aumentar las ventas.

Calcular costos fijos y variables para un emprendimiento de venta dropshipping

Supongamos que operas un negocio de dropshipping, donde no tienes inventario propio. A continuación, se presenta un análisis de costos:

1. Costos Fijos:
   1. Desarrollo y Mantenimiento de la Plataforma en Línea: $300.000 por mes
   2. Gastos de Marketing en Redes Sociales: $300.000 por mes
   3. Tarifas de Transacción y Procesamiento de Pagos: Variable, promedio de 3% por venta
2. Costos Variables:
   1. Costo de Productos Vendidos por Terceros: Variable, depende del precio de compra
   2. Gastos de Envío desde el Proveedor al Cliente: Variable, promedio de $7.000 por envío
   3. Gastos de Atención al Cliente por Devoluciones: Variable, promedio de $1.500 por devolución

En este modelo de negocio, los costos fijos están relacionados con el funcionamiento en línea y la promoción. Los costos variables incluyen el costo de los productos de los proveedores y los gastos asociados con el envío y la atención al cliente.

Impacto de los costos en la contabilidad y la gestión financiera

La correcta clasificación y control de los costos fijos y variables tiene un impacto directo en la contabilidad y la gestión financiera del emprendimiento, y en este sentido, implementar herramientas como la factura electrónica tiene un impacto significativo en la en un emprendimiento, mejorando la precisión, la eficiencia y el control sobre los costos fijos y variables.

• Presupuestos: Los costos fijos se incluyen en los presupuestos a largo plazo, mientras que los variables se proyectan en función de los niveles de actividad previstos.
• Informe de resultados: La distinción entre estos costos afecta la forma en que se reportan las ganancias y pérdidas, proporcionando una visión clara de la rentabilidad operativa.
• Análisis de costos: Permite identificar cuáles costos son controlables y cuáles no, facilitando la implementación de estrategias de reducción de costos.
• Toma de decisiones financieras: Informes precisos sobre costos ayudan en decisiones como la fijación de precios, inversión en nuevas tecnologías y expansión de capacidad.

Con Coordinadora puedes mejorar la logística de tu emprendimiento y gestionar de forma eficiente costos fijos y variables

En Coordinadora encuentras soluciones logísticas integrales que permiten reducir los tiempos de entrega, envío de paquetería y mejorar la precisión en la distribución de productos, lo que se traduce en una significativa disminución de costos variables asociados a la gestión de envíos y almacenamiento.

Además, al integrar tecnologías avanzadas de seguimiento y gestión de inventarios, se minimizan los errores y se optimiza el uso de recursos, reduciendo costos fijos relacionados con la infraestructura y personal administrativo.

Coordinadora también se compromete con la sostenibilidad, implementando prácticas de envíos sostenibles como el uso de vehículos eléctricos y la optimización de rutas para reducir la huella de carbono.

Así tu emprendimiento no solo se vuelve más competitivo y eficiente, sino que también contribuye a un modelo de negocio más sostenible y responsable con el entorno.

Complementa este artículo con qué es mensajería exprés y las tendencias para ecommerce 2023-2024

Suite Logística de Coordinadora: una herramienta para el control de costos

Suite Logística de Coordinadora es una plataforma integral que permite a las empresas gestionar sus procesos de envío y distribución con precisión. A través de su interfaz y funcionalidades, los usuarios pueden visualizar y analizar los costos que intervienen en cada fase de la operación.

Entre sus principales beneficios se encuentran:

• Procesos automatizados que reducen errores humanos.
• Generación de reportes detallados para la toma de decisiones.
• Capacidad de integrar operaciones de envío en un solo sistema.