¿Cómo lograr una buena gestión de almacenes?

La Industria 4.0 tiene a todos de cabeza, con nuevas tecnologías que nos facilitan la vida, pero también crean un ambiente mucho más competitivo y dinámico en las industrias, y es por ello que nunca ha sido tan importante la gestión de almacenes; la columna vertebral de la cadena de suministro, que tiene un impacto directo en la operativa y satisfacción del cliente. Si quieres conocer las mejores prácticas y estrategias para lograr una gestión de almacenes eficiente, quédate y sigue leyendo.

¿Qué es la gestión de almacenes?

La gestión de almacenes es el proceso mediante el cual se organiza y controla el stock o productos, y así disponer de ellos cuando sea necesario sin mayores complicaciones. Con esto ya es posible hacerse una idea de la tremenda importancia y el efecto de una buena gestión para la cadena de suministros.

Gracias a esta práctica las empresas optimizan el uso del espacio y los recursos por medio de tareas de recepción y verificación de mercancías según las características de cada producto, el picking y packing para el envío de pedidos y la supervisión del flujo de materiales.

En este sentido, la tecnología es el gran protagonista al facilitar la gestión de un modo práctico y facilitarle el trabajo a los empleados, ¿cuáles son estas tecnologías? Te las mostramos más adelante.

Paso a paso de una buena gestión de almacenes

Implementar prácticas que lleven a una buena gestión de almacenes es cuestión de enfoque, recursos y disponibilidad, pero sobre todo, mucho sentido común para aprovechar los espacios en tu empresa.

Diseño del espacio de almacén

Una buena gestión depende primeramente del tipo de producto para entonces delimitar el área y destinar cada una a lo que necesitas; ya sea carga, descarga, almacenamiento o despacho de pedidos. La planificación del espacio es determinante y hay muchas cosas que puedes hacer. Las mejores prácticas incluyen:

• Optimización del layout: Organizar el almacén en zonas lógicas según el tipo de producto, frecuencia de movimiento y necesidades específicas de almacenamiento.
• Utilización de sistemas de almacenamiento vertical: Aprovechar el espacio vertical con estanterías y racks para maximizar el almacenamiento.
• Implementación de un sistema de gestión de almacenes (WMS): Un WMS ayuda a gestionar el espacio y optimizar la ubicación de los productos dentro del almacén.

Buen control de inventarios

Un buen control de inventarios hace que se tengan los productos a la mano cuando se necesiten, de lo contrario, habrá problemas de escasez, exceso de inventario, pérdida de ventas, obsolescencia de productos y costos adicionales de almacenamiento. Lo mejor que puedes hacer es implementar un sistema de control de inventarios para hacer un seguimiento en tiempo real de las existencias. Las estrategias en concreto incluyen:

• Ciclo de conteo regular: Realizar inventarios cíclicos periódicamente para mantener la precisión de los registros.
• Sistema de control de inventarios ABC: Clasificar los productos en categorías A, B y C según su importancia y rotación, enfocando más recursos en los productos A.
• Tecnologías de identificación y seguimiento: Utilizar códigos de barras, RFID y otros sistemas de seguimiento para mejorar la precisión y reducir errores.

Usar la tecnología a nuestro favor

No aprovechar la tecnología en plena era digital y Cuarta Revolución Industrial sería un desperdicio enorme y lo mejor sería que te dediques a otra cosa. Además, hay mucho de qué escoger, y aunque no son baratas, representan una gran ventaja y retornos jugosos al facilitar el trabajo de manera significativa. Algunas herramientas útiles incluyen:

• Sistemas de gestión de almacenes (WMS): Facilitan la planificación, el control y la supervisión de las operaciones de almacén.
• Robótica y automatización: Implementar robots para tareas repetitivas como picking y packing puede aumentar la velocidad y precisión.
• Software de optimización de rutas: Ayuda a planificar las rutas de picking más eficientes, reduciendo el tiempo y la distancia recorrida por los trabajadores.

Procesos de recepción y despacho optimizados

La mejora en estos procesos significa un flujo adecuado de mercancías desde el proveedor, con la llegada de productos al almacén donde se verifican órdenes de compra para cerciorarse que la cantidad y calidad coincidan con lo solicitado, hasta el cliente final. El proceso bien implementado evita retrasos para que los productos estén disponibles para su uso o venta en el menor tiempo posible. Las mejores prácticas incluyen:

• Recepción eficiente de mercancías: Implementar procesos estandarizados para la recepción, inspección y registro de productos.
• Sistemas de cross-docking: Reducir el tiempo de almacenamiento y acelerar la distribución directa de productos entrantes hacia salidas.
• Preparación y embalaje adecuados: Utilizar métodos de picking eficientes y embalajes adecuados para proteger los productos durante el transporte.

Capacitación y seguridad del personal

No se puede aspirar a tener una buena gestión logística sin antes contar con un entorno seguro y bien capacitado para la tarea. Muchas empresas obvian este paso y las consecuencias son desastrosas. El personal debe mantenerse al día con las actualizaciones, sobre todo con el uso de herramientas innovadoras, por lo que establecer un sistema de incentivos sería buena idea. Las estrategias incluyen:

• Programas de formación continua: Capacitar al personal regularmente en mejores prácticas de almacenamiento, uso de tecnologías y procedimientos de seguridad.
• Normas de seguridad: Implementar y hacer cumplir normas de seguridad para prevenir accidentes y garantizar un entorno de trabajo seguro.
• Evaluaciones de desempeño: Realizar evaluaciones periódicas para identificar áreas de mejora y reconocer el buen desempeño.

Gestión correcta de devoluciones

Las devoluciones de productos no son el escenario más ideal pero es algo que pasa a diario por muchos motivos, y más vale estar preparados. Hoy en día se pone más énfasis en este factor, sobre todo con la ayuda de la tecnología. Algunas prácticas recomendadas son:

• Procesos claros de devoluciones: Establecer procedimientos claros y eficientes para el manejo de devoluciones.
• Inspección y clasificación de productos devueltos: Inspeccionar y clasificar los productos devueltos para determinar su destino (reventa, reparación, reciclaje).
• Tecnología de seguimiento: Utilizar sistemas de seguimiento para gestionar el flujo de devoluciones y mantener registros precisos.

Sostenibilidad y eficiencia energética

Hasta hace algunos años apenas se hablaba de sostenibilidad, era un término desconocido para muchos, pero hoy en día es más que una tendencia, es una necesidad cada vez más determinante para la imagen e incluso los recursos de las empresas; simplemente es algo que no puedes pasar por alto y que conlleva muchos beneficios a largo plazo. Algunas estrategias son:

• Iluminación eficiente: Utilizar iluminación LED y sensores de movimiento para reducir el consumo de energía.
• Reciclaje y gestión de residuos: Implementar programas de reciclaje y gestión adecuada de residuos.
• Optimización de transporte interno: Utilizar equipos de manejo de materiales eléctricos o híbridos para reducir las emisiones y el consumo de combustible.

Integración con la cadena de suministro

El flujo continuo de productos en la cadena de suministro depende directamente de una buena gestión de almacenes, la planificación estratégica debe ser la adecuada y aunque incluye el layout, sistemas de gestión y procesos de recepción picking y packing, tal como lo mencionamos más arriba, todo este trabajo sería en vano si no se acompaña también de:

• Colaboración con proveedores y clientes: Mantener una comunicación constante y colaborar en la planificación de inventarios y pedidos.
• Tecnologías de integración: Utilizar sistemas ERP y otras tecnologías para integrar las operaciones de almacén con otras áreas de la cadena de suministro.
• Visibilidad y trazabilidad: Implementar sistemas que permitan la visibilidad en tiempo real de las operaciones y el seguimiento de productos a lo largo de la cadena de suministro.

Mantenimiento de equipos e infraestructuras

Una buena gestión de almacenes está íntimamente relacionada con la durabilidad de los recursos, que no se puede hacer sin mantener los equipos e infraestructuras en perfecto estado. Esto se puede lograr por medio de:

• Programas de mantenimiento preventivo: Establecer programas de mantenimiento preventivo para equipos y sistemas críticos.
• Inspecciones regulares: Realizar inspecciones regulares para identificar y corregir problemas antes de que se conviertan en fallos importantes.
• Capacitación en mantenimiento: Capacitar al personal en el mantenimiento básico y la identificación de problemas en los equipos.

Análisis y mejora continua

¿Una vez implementada la gestión de almacén es hora de tomar la siesta? Claro que no, mucho menos tomando en cuenta la enorme competencia que existe en el mercado. La idea es ir mejorando cada vez más, y para ello se pueden aplicar diversas estrategias:

• KPIs y métricas de rendimiento: Definir y monitorear KPIs y métricas de rendimiento para evaluar la eficiencia y efectividad de las operaciones de almacén.
• Análisis de datos: Utilizar el análisis de datos para identificar áreas de mejora y tomar decisiones informadas.
• Cultura de mejora continua: Fomentar una cultura de mejora continua, incentivando al personal a proponer y participar en iniciativas de mejora.

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