¿Qué documentos necesito para enviar una encomienda?

Enviar una encomienda, ya sea a nivel nacional o internacional, implica seguir una serie de pasos logísticos y administrativos que garantizan el correcto traslado y entrega del paquete. 

Uno de los aspectos más importantes de este proceso es contar con la documentación adecuada. Veamos en detalle qué documentos se requieren, cómo prepararlos, y por qué son esenciales para evitar demoras, extravíos o problemas legales.

Documentos necesarios para envíos nacionales

Enviar una encomienda va más allá de empacar y llevar el paquete a la empresa transportadora. Requiere planificación, organización documental y conocimiento de las exigencias nacionales.

1. Guía de envío o talón de transporte

Este documento es emitido por la empresa transportadora y contiene los datos esenciales de la encomienda:

• Nombre y dirección del remitente y el destinatario.
• Descripción del contenido.
• Peso y dimensiones del paquete.
• Número de seguimiento.

2. Cédula o documento de identidad

Tanto el remitente como el receptor deben estar identificados. El documento de identidad permite verificar la información y evitar fraudes. En algunos casos, basta con proporcionar una fotocopia legible.

3. Factura de compra o declaración de valor

Cuando se envían productos nuevos o mercancías, la empresa puede requerir una factura que respalde el valor del contenido. Esto se hace para fines de seguro o en caso de reclamaciones por pérdida.

Datos básicos para enviar un paquete

Los datos que necesitas son:

Categoría	Información a incluir
1. Datos del remitente	– Nombre o razón social – Teléfono fijo y celular – Nombre del contacto (persona de referencia)- Dirección completa (calle, número, apartamento, etc.) – Ciudad y departamento – División (si aplica, por ejemplo, una oficina o área dentro de una empresa) – País (en caso de envío internacional)
2. Datos del destinatario	– Nombre del destinatario – Razón social (si es empresa) – División (si aplica) – Nombre del contacto (persona de referencia)- Dirección completa y detallada (apartamento, bloque, piso, interior, etc.) – Ciudad y departamento – Teléfono fijo y celular – País (en caso de envío internacional) – N° de orden de compra/remisión/factura (si aplica) – Identificación de unidades (si son varias piezas)
3. ¿Cómo escribir la dirección?	– Remitente: en el borde superior izquierdo o en el reverso del paquete – Destinatario: en el borde inferior derecho. En ambos casos, escribir en el siguiente orden: Calle, número, apartamento, código postal, ciudad, departamento, país (si aplica)
4. Recomendaciones	– Verifica que todos los datos estén legibles – Usa etiquetas resistentes o marcadores indelebles – Asegúrate de que la dirección esté clara y sin errores ortográficos – Incluye todos los datos adicionales requeridos para fines logísticos o administrativos (como órdenes o remisiones)

Tipos de envíos

Enviar un paquete puede parecer una tarea sencilla, pero existen diferentes tipos de envíos que se ajustan a necesidades específicas según la urgencia, el tipo de mercancía, la distancia o el destino. 

Envío estándar

Este es el tipo de envío más común dentro de un mismo país. Suele tardar entre 2 y 5 días hábiles, dependiendo de la ubicación del remitente y del destinatario.

Ejemplo: Si una librería en Medellín envía un pedido a un cliente en Bogotá, puede usar un envío estándar terrestre.

✅Ideal para: Documentos, ropa, artículos no perecederos, productos comprados en tiendas online.

Envío exprés

El envío express ofrece mayor velocidad que el estándar, ya que prioriza la entrega en 24 o 48 horas.

Ejemplo: Una empresa que necesita entregar un contrato firmado con urgencia dentro de la misma ciudad o entre ciudades principales.

✅Ideal para: Entregas urgentes, productos perecederos, documentos legales.

Envío con pago contra entrega

El destinatario paga el valor del producto al momento de recibirlo. Este tipo de envío requiere coordinación entre el transportista, el vendedor y el cliente.

Ejemplo: Una pequeña empresa que vende productos naturales en línea y permite que sus clientes paguen cuando reciban el pedido.

✅Ideal para: Negocios locales, ventas por redes sociales, tiendas sin pasarela de pago en línea.

Envío masivo o empresarial

Diseñado para empresas que despachan grandes volúmenes de mercancía. Ofrece tarifas preferenciales y condiciones especiales como recogida programada y seguimiento consolidado.

Ejemplo: Un almacén mayorista que envía productos semanalmente a sucursales en varias ciudades del país.

✅Ideal para: Distribuidores, cadenas comerciales, envíos por catálogo.

Documentos necesarios para envíos internacionales

En el caso de las encomiendas internacionales, necesitarás:

Guía aérea (Air Waybill)

Es el documento principal del transporte aéreo internacional. Incluye información del remitente, destinatario, aerolínea, y condiciones del transporte. Actúa como contrato entre el remitente y la aerolínea.

Factura comercial (Commercial Invoice)

Es obligatoria para envíos internacionales. Detalla:

• Descripción precisa de los artículos.
• Valor unitario y total.
• Moneda de transacción.
• País de origen.

Sirve para calcular los aranceles e impuestos aduaneros.

Lista de empaque (Packing List)

Este documento desglosa el contenido de la encomienda. Es útil para verificar que todos los artículos hayan sido incluidos y para procesos aduaneros.

Certificados adicionales (según el tipo de mercancía)

Dependiendo del contenido, pueden requerirse:

• Certificado fitosanitario (productos vegetales).
• Certificado zoosanitario (productos animales).
• Certificado de origen.
• Licencia de exportación.

Lo que debes tener en cuenta al hacer envíos internacionales

Acá tienes toda la información que necesitas para hacer envíos a otros países.

Aspecto	Descripción
Peso real	El peso en kilogramos obtenido al pesar el paquete. Se redondea al kilogramo más cercano si hay decimales. Ejemplo: 2.3 kg → 2.5 kg.
Peso dimensional	Indica la densidad del paquete y cuánto espacio ocupa. Se calcula con la fórmula: (Largo x Ancho x Alto) / 5,000 para obtener el peso volumétrico.
Importancia del peso dimensional	Es útil para envíos voluminosos (cajas grandes y ligeras) que ocupan más espacio que su peso real. Se usan para determinar tarifas y cargos adicionales en el envío.
Documentos necesarios	– Guía aérea – Rótulo o etiqueta – Factura comercial – Carta de responsabilidad – Documentos específicos del país de destino.
Valor máximo declarado	– Para tráfico postal y envíos urgentes: USD 5,000 – Para exportación tradicional: Menor a USD 50,000.
Peso/Volumen máximo permitido	70 kg por unidad de empaque. Puede variar según las restricciones del destino. La arista máxima no debe superar los 120 cm en algunas unidades.
Cargos por peso dimensional	Determinados por las normas de la Asociación de Transporte Aéreo (IATA). Estas tarifas están sujetas a cambios sin previo aviso.
Dirección correcta	Es necesario proporcionar una dirección física exacta para evitar problemas en la entrega.
Artículos prohibidos	– Animales, peces, aves (vivos) – Material POP – Restos humanos o cenizas – Metales preciosos – Efectivo y instrumentos negociables al portador – Piedras preciosas sueltas – Armas, municiones y explosivos – Réplicas de armas y municiones.

Recomendaciones generales para el manejo de documentos

El manejo adecuado de los documentos es crucial cuando se realizan envíos internacionales, ya que un error en la documentación puede retrasar el proceso de envío, causar cargos adicionales o incluso la devolución de la mercancía. 

Verificar que toda la información esté correcta y completa es fundamental para garantizar una entrega exitosa y sin inconvenientes. Veamos algunas recomendaciones para el manejo adecuado de los documentos en los envíos internacionales:

• Verificar la precisión de los datos: Verificar que todos los detalles, como la dirección del remitente y destinatario, estén correctamente escritos para evitar retrasos en la entrega.
  
• Incluir documentos obligatorios: Dependiendo del tipo de envío y el destino, no olvides incluir documentos como la factura comercial, carta de responsabilidad, y cualquier otro requerido por las autoridades aduaneras.
  
• Utilizar etiquetas legibles: Las etiquetas deben ser claras y legibles para facilitar la lectura por parte de los operadores logísticos. Usa fuentes grandes y claras.
  
• Incluir detalles sobre el contenido: Si es necesario, detalla con precisión el contenido del paquete en los documentos, incluyendo cantidades, valores y descripciones completas para evitar malentendidos.
  
• Comprobar regulaciones locales: Investiga las normativas y restricciones del país de destino, ya que algunos productos pueden tener restricciones específicas o necesitar permisos adicionales.
  
• Mantener una copia de los documentos: Guarda una copia de todos los documentos enviados junto con el número de seguimiento del paquete para poder rastrear el envío en caso de problemas o incidencias.
  
• Tener una correcta clasificación aduanera: Incluye el código arancelario adecuado y declara el valor de la mercancía correctamente para cumplir con las regulaciones aduaneras.
  
• Preparar documentos para inspección: Ten todos los documentos organizados y listos para ser presentados a las autoridades aduaneras del país de destino si se requiere inspección.

Consecuencias de no contar con la documentación adecuada

No presentar los documentos necesarios puede traer consecuencias como:

• Retrasos en el envío o devoluciones.
• Retención del paquete en aduanas.
• Multas o impuestos adicionales.
• Pérdida de cobertura de seguros.

Ejemplos de escenarios comunes

En el caso de encomienda de productos artesanales a otra ciudad, se recomienda incluir una declaración de valor y una descripción precisa del contenido, junto con la guía de envío.

Si se envían libros o ropa usada a otro país, incluir una factura simbólica o declaración de valor, además de la lista de empaque y la guía aérea.

Si se trata de exportación de alimentos procesados, además de los documentos habituales, puede ser necesario un certificado sanitario y la licencia de exportación.