¿Cómo rotular una caja para envío correctamente?

noviembre 17, 2021

Escrito por Coordinadora

En Coordinadora buscamos dar una respuesta oportuna a nuestros clientes para que hagan el envío de sus paquetes, mercancía o documentos. Para ello es muy importante que se haga un correcto rotulado de la caja, el cual no tomará más de 10 minutos y te ahorrará muchos dolores de cabeza. Te invitamos a que leas la siguiente entrada donde te vamos a hablar sobre los datos que deben ir para rotular una caja y algunos consejos para hacer este proceso de una forma sencilla.

Índice

¿Qué es rotular una caja?

Rotular una caja hace referencia a la etiqueta que se coloca con algún tipo de información. La cual va relacionada con el tipo de paquete o mercancía que se va a enviar. El objetivo de rotular es brindar información clara, precisa y concisa. De esa manera, quien manipule la caja podrá saber que contiene en su interior, hacía dónde va dirigida y quién la va a recibir. Lo ideal es que la etiqueta se encuentre en una parte visible y no se divida en dos etiquetas, dado que puede llegar a generar confusiones.

¿Por qué se debe rotular una caja para envío?

La rotulación de una caja para hacer un envío es bastante importante, una de las razones principales es que tendrás un servicio más ágil y eficiente. Además, podrás especificar el tipo de elementos que llevas en su interior, con lo cual el personal de la empresa de envíos tendrá las debidas precauciones para no afectar tu mercancía o documentos. También porque será más fácil identificar el paquete al momento de recogerlo y entregarlo, así se evitarán confusiones y cualquier tipo de demora en la entrega final.

Datos que deben ir en el rótulo de la caja

En Coordinadora te contamos los datos principales que deben estar incluidos para que tu paquete o documento pueda llegar a su destino sin ningún tipo de percance. A continuación queremos contarte sobre los datos que deben ir incluidos en el rótulo de la caja tanto del remitente como del destino.

Datos del remitente

Los datos que debes proporcionar sobre el remitente en el rótulo de la caja son:

Nombre o razón social (en caso de que corresponda a una persona jurídica).
Número de cédula.
Número de celular.
Nombre de algún contacto a quien podamos contactar en caso de ser necesario.
Dirección
Ciudad
División en caso de que el remitente corresponda a un área de una empresa.

Datos del destino

Los otros datos que deben ser proporcionados en el rótulo de la caja son los del destino, así se podrá completar el envío sin inconvenientes. Los cuales son:

Nombre del destinatario.
Razón social si corresponde a una persona jurídica.
Nombre de algún contacto en caso que sea necesario.
Dirección completa.
Teléfono
Ciudad
Número de la orden de compra.
Orden de pedido.
Remisión Interna o la factura que acompaña al despacho.

En caso que se trate de varias unidades bajo una misma remisión, estás deben encontrarse identificadas según la cantidad de unidades despachadas en el envío. Tal vez te podría interesar cómo enviar ropa por paquetería

¿Cómo se debe rotular un envío?

Para que lleves a cabo un adecuado rotulado de tus envíos debes colocar una etiqueta que sea bastante legible y visible, así será fácil de identificar. Esta etiqueta debe estar ubicada en la parte más visible de la caja. No olvides verificar que se encuentre bien adherida, ya sea con cinta o algún tipo de pegamento. Procura evitar dividir la información en dos etiquetas, y colocarlas en dos caras diferentes de la caja. Por último, para que el rótulo sea exitoso, en caso que existan etiquetas viejas en la caja, debes retirarlas u ocultarlas. Conoce más sobre datos para enviar un paquete.

Consejos para rotular una caja para envío

En Coordinadora somos conscientes que nuestro trabajo consiste en hacer el envío de mercancías en las mejores condiciones de calidad y seguridad. Para lograrlo, es indispensable que como cliente lleves a cabo un adecuado rótulo de las cajas, aquí te compartimos algunos consejos adicionales.

Evita la doble rotulación

Evita reutilizar empaques. Estos pueden estar rotulados previamente, con información diferente a la de tu mercancía, lo cual nos causaría confusiones y demoras en la entrega, que podrían ser perjudiciales para ti.

Rótula cada caja o cada unidad del envío

Para hacer más fácil la identificación, cada caja despachada debe tener su rótulo correspondiente. No en una sola, sino en todo el lote de cajas que vayan a transportarse.

Utiliza rótulos adhesivos

El rótulo debe ser de un color notorio, preferiblemente blanco, situado en un lugar visible. Se recomienda utilizar adhesivos: éstos no se desprenden fácilmente de la mercancía.

Revisa que el rótulo sea claro y legible

Al marcar el rótulo debes hacerlo con una letra legible, diligenciando con cada uno de los datos requeridos. No olvides marcar muy bien con la señalización adecuada, según las normas establecidas. Además, tienes que alertar en caso de que se trate de mercancía frágil o delicada.

Errores comunes al rotular una caja (y cómo evitarlos)

Rotular correctamente una caja es clave para asegurar que tu envío llegue a tiempo y al destino correcto. Sin embargo, muchos cometen errores que pueden causar demoras, devoluciones o pérdidas.

1. Escribir directamente sobre superficies rugosas o inadecuadas

Error común:
Usar marcadores sobre cartón corrugado, plástico o superficies sucias.

Ejemplo:
Una caja con letras ilegibles escritas a mano, que se borra con el roce o el agua.

Solución:
Usa etiquetas adhesivas impresas con tinta resistente. Asegúrate de pegarlas sobre una superficie lisa, limpia y seca.

2. Colocar la etiqueta en bordes, esquinas o superficies curvas

Error común:
Pegar la etiqueta en una zona doblada o poco visible.

Ejemplo:
El escáner no puede leer el código de barras correctamente, retrasando el envío.

Solución:
Coloca la etiqueta en la parte superior central de la caja, sobre una superficie plana.

3. Omitir datos de contacto del destinatario

Error común:
No incluir número de teléfono o correo del destinatario.

Ejemplo:
El repartidor no puede localizar al destinatario y la entrega falla.

Solución:
Añade siempre un número de contacto actualizado y visible en la etiqueta.

4. No eliminar información antigua

Error común:
Reutilizar cajas sin borrar rótulos anteriores.

Ejemplo:
El paquete se envía por error a una dirección vieja.

Solución:
Tacha, cubre o retira toda información anterior antes de rotular nuevamente.

Consejos para hacer envíos nacionales e internacionales

Si deseas enviar un paquete a otra ciudad o incluso al extranjero, ten en cuenta estos consejos:

Verifica restricciones del contenido en la ciudad o país destino.
Usa embalajes reforzados y etiquetas resistentes al agua.
Incluye documentos como factura, declaración de contenido o guía de aduana si es necesario.
En envíos internacionales, es útil que la etiqueta de envío esté también en inglés.

¿Cómo llenar una guía de envío?

La guía de envío es el documento que acompaña tu paquete. Algunos datos esenciales que debes llenar son:

Campo de la Guía	Qué debes escribir	Ejemplo	Consejo útil
Nombre del remitente	Nombre completo de quien envía el paquete	Juan Pérez	Usa nombres reales para facilitar contacto si hay problemas con el envío.
Dirección del remitente	Calle, número, barrio, ciudad, departamento	Calle 10 #15-20, Chapinero, Bogotá	Asegúrate de que la dirección esté actualizada y completa.
Teléfono del remitente	Número de contacto del remitente	312 456 7890	Es mejor si es un celular activo.
Nombre del destinatario	Nombre completo de quien recibirá el paquete	Ana Martínez	Verifica la ortografía y evita apodos.
Dirección del destinatario	Dirección completa incluyendo código postal si aplica	Carrera 25 #50-60, Laureles, Medellín	No omitas datos como el apartamento o número de oficina.
Teléfono del destinatario	Número de contacto del destinatario	310 987 6543	Vital en caso de que el mensajero necesite confirmar ubicación.
Contenido del paquete	Breve descripción del artículo(s)	Ropa deportiva (sin valor comercial)	Si es valioso, incluir factura o declarar valor asegurado.
Peso del paquete	Peso en kilogramos o gramos	1.5 kg	Usa una balanza para mayor exactitud.
Valor declarado	Costo estimado o real del contenido	$150.000 COP	Afecta el seguro y responsabilidad en caso de pérdida.
Tipo de servicio	Elegir entre estándar, exprés, contra entrega, etc.	Exprés	Verifica los tiempos de entrega para elegir el más conveniente.
Forma de pago del flete	Quién paga el envío: remitente o destinatario	Remitente paga	En «contra entrega», el destinatario paga al recibir.
Firma del remitente	Firma como validación del envío	___________________	Revisa toda la información antes de firmar.

Tips adicionales:

Utiliza letra clara o llena digitalmente la guía si es posible.
Conserva una copia o fotografía de la guía hasta confirmar la entrega.
Verifica que el código de barras se genere correctamente (si aplica).

Programa la recogida sin costo de tus cajas para envío

En Coordinadora te ofrecemos el servicio de recogida de mercancía a domicilio. Para solicitarlo deberás ingresar todos los datos requeridos como son nombres completos, correo electrónico, teléfonos, el tipo de envío (paquetes o documentos), dirección, fecha y hora para llevar a cabo la recogida. Adicional debes ingresar el nombre y documento de la persona que hará la entrega de la caja que será recogida por nuestro personal operativo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo reutilizar una caja para hacer un envío?

Sí, pero asegúrate de que esté en buen estado y sin etiquetas o códigos anteriores. Lo ideal es cubrir cualquier rastro de envíos pasados.

¿Qué pasa si escribo mal la dirección del destinatario?

Esto puede causar que el paquete sea devuelto. Siempre verifica la dirección antes de imprimir o escribir la etiqueta. También puedes incluir una nota de devolución al remitente en caso de error. También puedes gestionar todo tu envío a través de nuestra plataforma Suite Logística.