¿Cómo imprimir guías de envío en Coordinadora?

Las guías de envío son documentos que identifican cada paquete que despacha una empresa de mensajería. En Coordinadora, estas guías son obligatorias para cualquier envío nacional o internacional. 

Para los emprendedores y empresas, contar con las guías correctamente impresas o digitales es clave: facilitan la recolección, garantizan el rastreo y ayudan a evitar retrasos o problemas en entrega.

Guía física vs guía digital: ¿cuál es la diferencia?

Antes que nada, es necesario conocer bien la diferencia entre guía física y guía digital.

Aspecto	Guía Física	Guía Digital
Definición	Etiqueta en papel que se imprime en casa u oficina y se pega en el paquete.	Código QR o de barras que se presenta en un punto de envío para que allí impriman la etiqueta.
Proceso	1. Crear guía en la plataforma.  2. Descargar PDF.  3. Imprimir en impresora propia. 4. Pegar en el paquete.	1. Crear guía en la plataforma.  2. Recibir código QR o de barras.  3. Presentar el código en un punto Coordinadora.  4. El agente imprime y adhiere la etiqueta.
Requerimientos	– Computador o celular con acceso a la plataforma.  – Impresora (láser, inyección o térmica).  – Papel adhesivo o normal.	– Computador o celular con acceso a la plataforma.  – No requiere impresora.  – Smartphone para mostrar el QR/código.
Ventajas	– Mayor control sobre la impresión.  – Agiliza la recolección (mensajero identifica rápido el paquete).  – No dependes de disponibilidad en punto Coordinadora.	– Ideal para quienes no tienen impresora.  – Reduce costos en insumos de impresión. – Permite generar la guía en digital y finalizar el proceso en el punto de envío.
Desventajas	– Necesidad de impresora y papel.  – Más pasos internos antes de enviar.  – Si se daña la etiqueta, debes reimprimir.	– El proceso en el punto de entrega puede tardar más.  – Dependencia de que el punto tenga sistema operativo para impresión.
Recomendación de Coordinadora	Recomienda imprimir y rotular antes de la recolección, pues “la etiqueta es esencial para agilizar la recolección”.	Útil solo como alternativa si no se puede imprimir la guía en casa u oficina.

Generar e imprimir guías en Coordinadora: paso a paso

Coordinadora ofrece varias formas de crear y gestionar guías de envío. Veamos los pasos generales para obtener la guía y luego imprimirla. 

Crear la guía de envío

Lo primero es ingresar los datos del envío (remitente, destinatario, direcciones, peso, dimensiones, tipo de servicio, valor declarado, etc.) en la plataforma elegida. Esto se puede hacer desde:

1. Suite Logística de Coordinadora (portal web)

Es la plataforma oficial de autogestión de Coordinadora; Suite Logística. Debes registrarte con tu NIT o cédula y acceder. Dentro, ir al módulo Guías y seleccionar crear guía o nuevo envío. Ingresas allí todos los datos.

2. Plugins o apps de e-commerce

Si vendes por tienda en línea (Shopify, WooCommerce, Tienda Nube), puedes instalar el plugin oficial de Coordinadora para tu plataforma. Los plugins sincronizan tus pedidos y te permiten generar guías directamente en tu administración de ventas. Por ejemplo: a un clic Creación de órdenes, la app cargará los datos y podrás generar la guía.

3. Sistemas de envío integrados

Herramientas externas (como Envia.com, ShipStation, etc.) también pueden crear guías de Coordinadora mediante integraciones. O incluso importación masiva en CSV en Suite Logística (para clientes con convenio).

Revisar y confirmar la guía

Antes de imprimir, verifica que todos los campos estén correctos: direcciones completas, teléfono del destinatario, peso (registrar el peso real y embalaje), dimensiones reales del paquete y descripción del contenido. 

Si hay errores, la mayoría de sistemas (como Suite Logística) permiten editar la guía antes de procesarla. Asegúrate también de que el servicio seleccionado (Exprés, terrestre, nacional o internacional) sea el correcto y que esté activo en tu contrato.

1. Generar la etiqueta

En la plataforma aparecerá la opción “Imprimir guía” o “Descargar etiqueta”. Al confirmar la guía, el sistema creará un archivo (por lo general PDF) con la etiqueta o rótulo. 

En Suite Logística, al crear la guía podrás ver un botón para imprimir o descargar etiquetas (en el tamaño elegido en tu perfil). En los plugins de e-commerce, tras crear la guía suelen generarse automáticamente archivos PDF por cada paquete.

2. Imprimir la etiqueta

Abre el archivo PDF de la etiqueta y envíalo a la impresora. Algunas recomendaciones:

• Usa una impresora láser o térmica para mejor calidad.
  
• Selecciona escala 100% o “tamaño real” en las opciones de impresión.
  
• Verifica que la etiqueta (etiqueta-coordinadora) ocupe toda el área y que los códigos sean legibles. Coordinadora permite elegir el formato de impresión en el perfil.
  
• Si la etiqueta no saldrá del tamaño deseado, ajusta la “preferencia de impresión” en tu cuenta.

3. Pegar la etiqueta en el paquete

Una vez impresa, pégala firmemente en el paquete, en una superficie plana y visible. Verifica que quede bien adherida y sin arrugas, de modo que el código de barras o QR pueda escanearse con facilidad. Si tienes varias etiquetas (por ejemplo, documentos internos o etiquetas de gestión), coloca la principal (etiqueta de mensajería) en la parte exterior del bulto.

4. Solicitar recolección o entrega

En Suite Logística y en los plugins aprobados puedes solicitar recogida de tus envíos directamente desde la plataforma. Por ejemplo, al crear la guía aparece la opción de programar una recolección el día que prefieras. (También puedes llamar al contacto de tu coordinadora regional). 

5. Entrega y seguimiento

A partir de ese momento puedes rastrear el envío con el número de guía (lo encuentras impreso en la etiqueta). Como beneficio adicional, si utilizaste la integración con tu tienda en línea, recibirás un enlace de rastreo que puedes compartir con tu cliente. Además, puedes consultar el estado en línea a través de la plataforma de Coordinadora o su rastreador web.

Herramientas y plataformas compatibles

Algunos ejemplos de plataformas y aplicaciones útiles con Coordinadora:

• Suite Logística (Coordinadora): Portal web oficial donde puedes autogestionar envíos, crear guías, programar recolecciones y consultar seguimientos. No tiene costo de registro y permite registrar varios usuarios por empresa.
  
• App Shopify (Coordinadora): Integración oficial que conecta tu tienda Shopify con Coordinadora. Ofrece generación automática de guías, solicitud de recogida y rastreo de pedidos. Es gratuita (solo pagas el flete).
  
• Plugin WooCommerce (Coordinadora): Extensión para tiendas en WooCommerce que sincroniza pedidos y genera guías. Permite crear varias guías simultáneamente y realizar seguimientos desde el panel de WordPress.
  
• App Tienda Nube (Coordinadora): La aplicación oficial de Coordinadora para Tienda Nube brinda funcionalidades similares: creación masiva de guías, cálculo de costos en tiempo real, recogida programada e impresión de etiquetas.
  
• ERP o sistemas de gestión propios: Si tienes un software administrativo, es posible que dispongas de una integración por Web Service con Coordinadora. Así generarías guías directamente desde tu sistema interno.
  
• Correo electrónico y WhatsApp: Aunque no generan guías, mantiene comunicación con tu cliente enviándole el número de guía o el enlace de rastreo que Coordinadora proporciona (se recibe tras crear la guía). Esto agrega transparencia al proceso.
  
• Puntos Droop y centros de paquetería: Coordinadora cuenta con red de puntos de envío (Droop) donde puedes dejar tu paquete. Algunos ofrecen hasta imprimir etiquetas en el lugar si llevas tu código QR (véase Guía digital).

Requisitos y recomendaciones de Coordinadora

Coordinadora establece algunas condiciones y buenas prácticas para el uso correcto de sus guías:

Imprimir siempre la etiqueta

Como ya se indicó, es imprescindible imprimir las guías antes de entregar los paquetes. Si no imprimes, el proceso de recolección será más lento y complejo. Se aconseja verificar que la etiqueta esté rotulada correctamente tu paquete. Esto incluye pegarla sin arrugas y de forma visible.

Formato de impresión

Puedes elegir el formato de etiqueta (4×6, 4×7, etc.) en tu perfil. Selecciona el tamaño correcto antes de imprimir. Todas las etiquetas que imprimas saldrán en el tamaño que hayas guardado. Esto evita que la impresora corte mal la imagen.

Datos completos y precisos

Incluye teléfonos y correos, especialmente en envíos internacionales donde la correspondencia puede requerirse. Verifica direcciones exactas y códigos postales para evitar devoluciones o retrasos.

Peso y dimensiones reales

Siempre pesa y mide tus paquetes con balanza y cinta métrica profesional. Los cobros de Coordinadora se calculan sobre el peso real o volumétrico (mayor de ambos). Para internacional aplica la norma IATA de peso dimensional.

Empaque adecuado

Protege con papel burbuja los artículos frágiles. Aunque Coordinadora no garantiza un manejo “frágil” especial, la etiqueta sirve como constancia del tipo de producto. Recuerda: el cliente paga impuestos internacionales, pero tú debes asegurarte de embalar correctamente para evitar daños.

Restricciones de contenido

No coloques artículos prohibidos (armas, animales, dinero en efectivo, etc.). Si envías mercancías, completa la “factura comercial” y demás documentos aduaneros requeridos. En envíos internacionales, algunos ítems como electrónica, baterías, líquidos inflamables, drogas o joyería pueden estar regulados. 

Conservar copia digital

Guarda PDF o fotografías de las etiquetas y guías generadas. Esto es útil ante cualquier reclamo o seguimiento. Si por algún motivo la etiqueta se daña, tener el número de guía y datos respaldados agiliza la reposición.

Horario de entrega en sucursal

Si llevas el paquete a un punto Droop, revisa horario de atención. Aunque Coordinadora ofrece recolección, a veces puede resultar más rápido llevarlo a una sucursal cercana.

Cumplir con estos requisitos garantizan que la guía sea válida y el proceso fluya sin contratiempos. Coordinadora facilita opciones de impresión desde su plataforma pero insiste en la obligación práctica de imprimir la guía para cada envío.

Genera tus guías fácilmente con Suite Logística de Coordinadora

Suite Logística facilita la creación y gestión de guías de envío desde una sola plataforma. Con esta herramienta, las empresas pueden generar guías de manera ágil, imprimir etiquetas, programar recolecciones y hacer seguimiento en tiempo real. Además, permite integrar la información con los sistemas de gestión interna, optimizando los procesos de despacho y reduciendo errores. 

Generar guías desde Suite Logística no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la trazabilidad y el control de la operación. Es una solución práctica y eficiente para quienes buscan simplificar su logística y ofrecer entregas más rápidas y seguras.