¿Cómo generar guías en logística urbana y última milla?

La logística urbana y la distribución de última milla representan uno de los mayores desafíos para empresas de transporte, e-commerce y servicios de mensajería. En este contexto, las guías de envío cumplen un rol fundamental: permiten identificar, rastrear y garantizar que los paquetes lleguen a destino de manera segura y con la trazabilidad adecuada.

¿Qué es una guía de envío en logística urbana?

Una guía de envío es un documento, físico o digital, que contiene toda la información necesaria sobre el paquete que se transporta: remitente, destinatario, dirección, peso, dimensiones, valor declarado y código de rastreo.

En logística urbana y última milla, este documento:

• Garantiza la correcta identificación del paquete.
  
• Permite la trazabilidad en tiempo real.
  
• Asegura el cumplimiento de normativas de transporte.
  
• Facilita la gestión de reclamos o devoluciones.

Importancia de la guía en la última milla

La última milla es la etapa final del proceso logístico, cuando el paquete llega al consumidor. Aquí los retos son mayores: tráfico urbano, tiempos de entrega reducidos, altos volúmenes de pedidos y la necesidad de precisión en las direcciones.

Generar guías de manera adecuada:

• Reduce errores de entrega (paquetes extraviados o mal dirigidos).
  
• Optimiza rutas al contar con datos exactos del destino.
  
• Mejora la experiencia del cliente, que puede rastrear su pedido en tiempo real.
  
• Minimiza costos operativos por devoluciones o entregas fallidas.

Paso a paso: ¿Cómo generar guías en logística urbana y última milla?

Las guías de envío cumplen un papel central, ya que son el documento que permite identificar un paquete, asignarle un código de rastreo y asegurar que llegue correctamente a su destino.

Veamos paso a paso cómo generar guías:

1. Recolección de datos del envío

El primer paso es reunir toda la información necesaria para que la guía contenga datos claros y confiables.

Elementos imprescindibles:

• Nombre completo del remitente y del destinatario.
  
• Dirección exacta, incluyendo referencias urbanas como “cerca al parque” o “al lado de la estación de bus”.
  
• Número de contacto y correo electrónico.
  
• Descripción detallada del contenido (ejemplo: “zapatos deportivos talla 42”).
  
• Valor declarado, peso y dimensiones del paquete.

Ejemplo: Una tienda online de accesorios electrónicos en Medellín registra un pedido de audífonos. Incluye el nombre del cliente, la dirección con referencia (“Edificio Colores, frente al supermercado X”), el peso de 0.5 kg y un valor declarado de $200.000 COP.

2. Creación de la guía en el sistema de la empresa

Las principales empresas de mensajería como DHL, FedEx o Coordinadora cuentan con plataformas digitales que permiten generar guías de forma automática.

Pasos típicos:

1. Acceder a la plataforma de la transportadora.
   
2. Ingresar los datos de remitente y destinatario.
   
3. Especificar peso, medidas y valor declarado.
   
4. Generar la guía con código de rastreo y la etiqueta con código de barras.

Ejemplo: Un emprendimiento de ropa en Bogotá usa la integración de Shopify con Coordinadora. Una vez confirmada la compra, la plataforma genera automáticamente la guía con todos los datos del pedido y el número de rastreo.

3. Impresión o digitalización de la guía

Existen dos opciones principales:

• Guía impresa: la etiqueta con el código de barras se imprime y se pega en el paquete.
  
• Guía electrónica (e-Guías): se gestiona en formato digital, reduciendo el uso de papel y facilitando la trazabilidad en sistemas online.

Ejemplo: Una pyme que envía repuestos automotrices imprime la guía en papel adhesivo, mientras que un e-commerce de moda sostenible prefiere usar guías digitales que se integran con su software logístico.

4. Integración con herramientas de trazabilidad

El último paso consiste en vincular la guía con los sistemas de seguimiento y trazabilidad de la empresa. Esto permite que tanto la compañía como el cliente monitoreen en tiempo real el recorrido del paquete.

Ejemplo: Una librería online en Cali integra sus guías con un software de trazabilidad. Así, el cliente recibe notificaciones automáticas cuando el pedido ha sido recolectado, está en ruta o ha sido entregado.

¿Por qué es tan importante generar guías correctamente?

Una guía bien elaborada permite que cada paquete pueda ser identificado en todas las etapas del transporte, desde la recolección hasta la entrega final. Contiene datos esenciales como remitente, destinatario, dirección exacta, peso, dimensiones y valor declarado, los cuales garantizan que el proceso sea seguro y transparente.

Cuando las guías se generan de manera precisa, se reducen los riesgos de errores comunes como envíos extraviados, entregas fallidas o devoluciones innecesarias. 

Aportan confianza tanto a la empresa como al cliente, ya que permiten realizar un seguimiento en tiempo real y dar respuesta rápida ante cualquier eventualidad. 

En la logística urbana y de última milla, donde el volumen de entregas es alto y los tiempos son muy ajustados, contar con guías bien estructuradas asegura que los paquetes lleguen en el momento correcto y en las condiciones esperadas.

Tecnología aplicada a la generación de guías

Hoy en día, la digitalización ha transformado la logística:

Tecnología	Aplicación en la generación de guías	Beneficios principales	Ejemplo de uso
Sistemas automatizados de gestión (TMS/WMS)	Creación automática de guías a partir de pedidos o facturas.	– Reducción de errores humanos. – Agilidad en la creación de documentos. – Integración con facturación y rastreo.	Empresas de mensajería que generan guías al cargar datos en plataformas online.
Códigos QR	Se imprimen o digitalizan en la guía para rastrear paquetes.	– Escaneo rápido. – Acceso inmediato a información. – Mejora en la trazabilidad.	Guías impresas con código QR para seguimiento en tiempo real.
Etiquetas RFID	Chips electrónicos que almacenan datos del envío y permiten lectura sin contacto.	– Mayor seguridad. – Identificación masiva de paquetes. – Automatización en bodegas.	Centros de distribución que usan RFID para agilizar la clasificación.
Plataformas digitales de rastreo	Conectan la guía con software de seguimiento accesible al cliente.	– Transparencia. – Notificaciones en tiempo real. – Mayor satisfacción del usuario.	Apps móviles de empresas de courier que muestran la ruta del envío.
e-Guías (guías electrónicas)	Documentos digitales que reemplazan el papel.	– Reducción del uso de papel. – Acceso remoto. – Facilidad para integrarse con ERP y CRM.	Correos electrónicos o apps que generan la guía en formato PDF.
Inteligencia Artificial y Big Data	Analizan patrones de entrega para optimizar generación y validación de datos.	– Corrección automática de direcciones. – Predicción de retrasos. – Mayor precisión en rutas.	Algoritmos que sugieren direcciones correctas al generar la guía.

Impacto ambiental de las guías digitales

Con la adopción de plataformas digitales, las empresas disminuyen considerablemente su huella ecológica al reemplazar procesos físicos por soluciones electrónicas más sostenibles.

El impacto positivo de las guías digitales puede resumirse en los siguientes puntos:

• Reducción del consumo de papel: al eliminar la necesidad de imprimir millones de guías, se contribuye a la preservación de bosques y recursos naturales.
  
• Menor uso de tinta y químicos contaminantes: las guías electrónicas evitan el gasto de insumos que requieren procesos industriales intensivos.
  
• Optimización del transporte y almacenamiento: al digitalizar documentos, se reduce el peso y volumen en el manejo logístico.
  
• Menos residuos sólidos: disminuye la generación de papel desechado y etiquetas plásticas no reciclables.
  
• Contribución a la economía circular: promueve un modelo más limpio y eficiente, alineado con la sostenibilidad empresarial.

Guías en logística internacional vs. última milla

Mientras que en la logística internacional las guías están asociadas a documentos aduaneros y normativas de comercio exterior, en la última milla se centran en la rapidez, la trazabilidad y la experiencia del cliente final. 

Aspecto	Logística internacional	Logística de última milla
Objetivo principal	Garantizar el transporte legal y seguro de mercancías entre países.	Asegurar la entrega puntual y confiable al cliente final.
Contenido de la guía	Datos del exportador e importador, descripción de mercancías, códigos arancelarios, peso, valor declarado, requisitos aduaneros.	Nombre y dirección exacta del destinatario, teléfono, instrucciones de entrega, código de rastreo.
Documentación asociada	Factura comercial, conocimientos de embarque (B/L o AWB), certificados de origen, permisos de importación/exportación.	Etiquetas con código de barras o QR, comprobante digital de entrega.
Tecnología aplicada	Sistemas EDI, plataformas aduaneras electrónicas, integración con agentes de carga.	Aplicaciones móviles, geolocalización, actualizaciones en tiempo real al cliente.
Impacto en costos	Altos costos administrativos y regulatorios, vinculados a impuestos y trámites.	Costos ligados a tiempos de entrega, devoluciones o redireccionamientos.
Nivel de trazabilidad	Centrada en aduanas, transportistas internacionales y operadores logísticos.	Centrada en el mensajero, la ruta urbana y la comunicación con el cliente.

Envía con confianza: así genero mis guías en Coordinadora

Suite Logística de Coordinadora es una plataforma digital diseñada para facilitar la gestión integral de envíos, tanto para pequeñas empresas como para grandes organizaciones. 

Su principal valor radica en permitir que los usuarios puedan generar, editar o cancelar guías de manera rápida, así como crear etiquetas con códigos de rastreo que garantizan la trazabilidad de cada paquete.

El proceso de generación de guías dentro de la Suite es sencillo y estructurado. Solo se requiere ingresar datos como remitente, destinatario, dirección completa, peso, dimensiones y valor declarado. 

Una vez confirmada la información, el sistema emite la guía lista para ser impresa o utilizada de forma digital. Este mecanismo reduce errores manuales y asegura una mayor precisión en la entrega.

Entre las funcionalidades adicionales destacan el cotizador nacional e internacional, que permite estimar tarifas en tiempo real, y el módulo de recogidas masivas, ideal para gestionar varios paquetes al mismo tiempo sin necesidad de solicitudes individuales. 

En el siguiente video podrás ver de primera mano lo fácil que es visualizar guías con Suite Logística: