Sistemas de gestión de transporte (TMS): ¿Qué son y cómo optimizan la logística?

Las empresas se enfrentan a desafíos logísticos cada vez más complejos, desde la gestión de flotas de vehículos hasta la optimización de las rutas de envío y la gestión de costos asociados con el transporte de mercancías. Para abordar tales desafíos, las organizaciones recurren a herramientas tecnológicas avanzadas, como los Sistemas de Gestión de Transporte (TMS, por sus siglas en inglés). 

¿Qué es un Sistema de Gestión de Transporte (TMS)?

Un Sistema de Gestión de Transporte (TMS) es una solución tecnológica que permite a las empresas planificar, ejecutar y optimizar el movimiento de bienes a través de diferentes modos de transporte. Un TMS centraliza la información relacionada con la logística de transporte y facilita la toma de decisiones más informadas y rápidas.

El principal objetivo es optimizar los procesos logísticos, reduciendo costos, mejorando la visibilidad de los envíos y aumentando la capacidad operativa. Los TMS son utilizados por empresas de diversas industrias, como el comercio electrónico, la manufactura, la distribución y las empresas de transporte, para gestionar y mejorar la cadena de suministro.

Funciones de un TMS:

• Gestión de rutas: Planificación y optimización de las rutas de transporte para reducir el tiempo de entrega y los costos.
• Selección de transportistas: Ayuda en la elección de los transportistas más adecuados según el costo, la capacidad y la fiabilidad.
• Gestión de la flota: Control y seguimiento de los vehículos y recursos involucrados en el transporte.
• Seguimiento de envíos: Proporciona visibilidad en tiempo real del estado y ubicación de los envíos.
• Control de costos: Establecimiento de presupuestos, seguimiento de tarifas y gestión de pagos relacionados con el transporte.

Tipos de sistemas de gestión de transporte (TMS) y sus aplicaciones

Existen diferentes tipos de TMS, cada uno diseñado para satisfacer las necesidades específicas de diferentes tipos de negocios y sectores:

TMS basado en la nube

Son sistemas que operan a través de Internet y no requieren instalaciones locales para que las empresas accedan a su información logística desde cualquier lugar, lo que los hace ideales para compañías con múltiples ubicaciones o aquellas que operan globalmente.

Aplicaciones:

• Empresas globales o multinacionales: Gracias a su accesibilidad remota, las empresas que operan en diferentes países pueden gestionar sus operaciones logísticas de manera centralizada.
• Startups y empresas pequeñas: Son accesibles a nivel económico, y no requieren inversiones en infraestructura de TI.
• Escalabilidad: Pueden adaptarse fácilmente a medida que la empresa crece, agregando nuevas funcionalidades y servicios según sea necesario.

TMS local o on-premise

Es una solución que se instala y ejecuta en los servidores locales de la empresa. A diferencia de los sistemas basados en la nube, los TMS locales requieren una infraestructura propia de hardware y software.

Aplicaciones:

• Grandes empresas con infraestructura tecnológica robusta: Las organizaciones que ya tienen recursos tecnológicos internos pueden optar por un TMS local para mayor control sobre sus datos y personalización.
• Seguridad y control de datos: Algunas industrias, como la financiera o la farmacéutica, prefieren tener control total sobre la seguridad de sus datos, lo que hace que los sistemas locales sean una opción más atractiva.
• Personalización avanzada: Las compañías que requieren sistemas altamente personalizados o que operan en industrias muy específicas pueden optar por soluciones on-premise que se adaptan a sus necesidades únicas.

TMS de solo envío

Se enfocan exclusivamente en gestionar las operaciones de transporte para los envíos de mercancías. Están diseñados para compañías que solo necesitan una solución para la parte del envío dentro de la cadena de suministro.

Aplicaciones:

• Empresas de comercio electrónico: Las tiendas en línea pueden utilizar TMS de solo envío para gestionar sus envíos nacionales e internacionales sin necesidad de una solución integral.
• Distribuidores y minoristas: Compañías que realizan envíos a sus clientes pero no gestionan una flota propia de vehículos, pueden encontrar en este TMS una solución económica y sencilla.
• Pequeñas y medianas empresas (PYMEs): Para PYMEs con un volumen de envíos relativamente bajo que no requieren un sistema completo de gestión de transporte.

TMS de gestión de flota

Se especializa en la administración de vehículos, conductores y recursos relacionados con la flota de transporte de la empresa, adecuado para organizaciones que poseen su propia flota de vehículos.

Aplicaciones:

• Empresas con flotas propias: Empresas de logística, distribución, o transporte pueden beneficiarse de un TMS de gestión de flota para gestionar horarios, rutas, mantenimiento y desempeño de los vehículos.
• Optimización de costos operativos: Ayuda a reducir los costos de operación al garantizar el buen uso de los recursos de la flota, programando mantenimientos preventivos y evitando sobrecargas de trabajo.
• Monitoreo en tiempo real: Para mejorar la seguridad y proporcionar una mejor experiencia al cliente.

TMS multimodal

Permite la gestión de diversas modalidades de transporte dentro de un solo sistema, lo que facilita la integración de transporte terrestre, aéreo, marítimo y ferroviario. Está diseñado para empresas que realizan envíos internacionales.

Aplicaciones:

• Empresas internacionales: Empresas que realizan envíos internacionales y necesitan gestionar envíos en diferentes modos de transporte (terrestre, aéreo, marítimo) se benefician de un TMS multimodal.
• Transportistas 3PL (Terceros Proveedores Logísticos): Los proveedores de servicios logísticos que gestionan envíos por múltiples medios de transporte pueden usar un TMS multimodal para optimizar todo el proceso.
• Cadena de suministro compleja: Las empresas con una cadena de suministro compleja, que involucra varios modos de transporte y múltiples destinos, pueden coordinar mejor sus operaciones con un TMS multimodal.

TMS para gestión de carga

Este tipo de TMS se especializa en la optimización de la carga de mercancías, maximizando el uso del espacio en los vehículos y reduciendo los costos de transporte. 

Aplicaciones:

• Industria manufacturera: Empresas que necesitan gestionar grandes cantidades de mercancías para distribución pueden usar un TMS de gestión de carga para optimizar el almacenamiento y transporte de productos.
• Empresas de transporte de carga pesada: Las compañías especializadas en el transporte de cargas pesadas o voluminosas pueden beneficiarse de un TMS para que sus vehículos estén cargados de manera segura.
• Operadores logísticos: Los operadores que gestionan la carga de mercancías de diversas industrias pueden optimizar la carga y las rutas utilizando este tipo de TMS.

TMS para gestión de última milla

Se enfoca en la optimización de las entregas finales en el destino, un aspecto crucial del comercio electrónico y el transporte en áreas urbanas. Este sistema optimiza las rutas, la programación de entregas y la gestión de la flota para entregas eficientes y a tiempo.

Aplicaciones:

• Comercio electrónico y retailers: El TMS de última milla es útil para empresas de comercio electrónico, que requieren entregas rápidas a los consumidores finales.
• Empresas urbanas: Las compañías que operan en entornos urbanos densamente poblados pueden utilizar este TMS para optimizar las rutas, minimizar los tiempos de espera y mejorar la experiencia del cliente.
• Logística de pequeña escala: Las empresas que realizan entregas más pequeñas, como mensajería o distribución local, también pueden utilizar este tipo de TMS.

¿Cómo funciona un TMS?

Estos sistemas integran varios procesos relacionados con el transporte de mercancías, desde la planificación hasta la ejecución.

Planificación de rutas

El TMS utiliza algoritmos avanzados para analizar diferentes opciones de rutas, teniendo en cuenta factores como la distancia, el tiempo de tránsito, las condiciones del tráfico y las restricciones geográficas. 

Selección de transportistas

Se evalúan diferentes opciones de transportistas y se selecciona la más adecuada según criterios como el costo, la fiabilidad y el tiempo de entrega. Además, algunos TMS permiten negociar tarifas con los transportistas y gestionar contratos.

Seguimiento de envíos

Un TMS permite a las empresas monitorear los envíos en tiempo real. Esto ofrece visibilidad sobre la ubicación de la mercancía y el estado del envío.

Gestión de la flota

El sistema también facilita la gestión de los vehículos que forman parte de la flota de transporte, incluyendo el mantenimiento, el combustible, el horario de trabajo y la disponibilidad de los vehículos

Control de costos y facturación

Es posible realizar un seguimiento detallado de los costos asociados con el transporte, lo que incluye tarifas de transporte, impuestos, seguros y otros cargos, información que se utiliza para generar facturas precisas y transparentes.

Beneficios de implementar un TMS

El uso de un Sistema de Gestión de Transporte ofrece numerosos beneficios para las empresas, tanto en términos de eficiencia operativa como en la mejora de la experiencia del cliente:

• Reducción de costos operativos: Un TMS optimiza las rutas de transporte, reduce los tiempos de inactividad de los vehículos y maximiza la eficiencia en la carga, lo que se traduce en una disminución significativa de los costos operativos.
• Mejor visibilidad en tiempo real: Gracias a las funciones de rastreo y monitoreo en tiempo real, un TMS proporciona visibilidad completa de las operaciones de transporte.
• Mejora de la cadena de suministro: Ayuda a mejorar la coordinación entre proveedores, transportistas y clientes, lo que aumenta la eficiencia en todo el proceso logístico.
• Optimización de la planificación de rutas: Los algoritmos avanzados ayudan a planificar las mejores rutas de transporte.
• Cumplimiento normativo y reducción de riesgos: Ayuda a garantizar el cumplimiento de las normativas locales e internacionales.

Mejora de la experiencia del cliente: Al mejorar la puntualidad y la precisión en las entregas, un TMS contribuye a una mejor experiencia para el cliente final.