¿Qué es una etiqueta de envío, para qué se usa y cómo crearla?

Las etiquetas de envío son importantes para la correcta entrega de productos, tanto a nivel nacional como internacional. Estas pequeñas pero esenciales piezas de información son vitales para que los paquetes lleguen a su destino sin inconvenientes. Conoce para qué se usan, los elementos que deben contener y cómo puedes crear una sin mayores problemas.

¿Qué es una etiqueta de envío?

Una etiqueta de envío es un documento o una pieza de identificación que se adhiere a un paquete o mercancía para proporcionar información esencial sobre el envío, incluye tanto los detalles del remitente como del destinatario, el tipo de envío, las instrucciones especiales y, en algunos casos, la información sobre el contenido del paquete, y suelen estar impresas en papel o material resistente y están diseñadas para permanecer legibles durante el transporte, manejo y entrega.

Tipos de etiquetas de envío

Una de las principales diferencias entre los tipos de etiquetas de envío radica en el tiempo de entrega, que influye directamente en el costo y en los servicios asociados a la etiqueta.

Etiqueta de envío para entrega estándar

La opción más económica es la etiqueta de envío estándar, también conocida como entrega lenta, ideal cuando el tiempo no es un factor crítico. Los paquetes enviados con esta etiqueta pueden tardar entre 7 y 10 días en llegar a su destino. Aunque es más asequible, no todas las ubicaciones permiten este tiempo de entrega, lo que podría limitar su disponibilidad.

Etiqueta de envío acelerada

Si necesitas que el paquete llegue más rápido, puedes optar por la etiqueta de envío acelerada, el cual ofrece tiempos de entrega más rápidos que la opción estándar, generalmente dentro de 3 a 5 días. Aunque es más costosa, sigue siendo una excelente opción para aquellos que necesitan un balance entre velocidad y precio.

Etiqueta de envío para el día siguiente

Este servicio garantiza que el paquete será entregado al día siguiente de ser enviado, perfecto cuando se requiere una entrega urgente, como en el caso de productos perecederos o materiales que deben llegar de inmediato. Sin embargo, no todos los destinos están cubiertos por este servicio, lo que puede limitar su disponibilidad.

Servicios adicionales

Las etiquetas de envío no solo varían en el tiempo de entrega, sino que también ofrecen varios servicios adicionales que brindan mayor seguridad y control durante el proceso de envío. Algunos de estos servicios incluyen:

• Número de seguimiento: Para rastrear el paquete a lo largo de su tránsito. Es común en las opciones de envío más rápidas, pero también se puede agregar a servicios más lentos por un costo adicional. Con el número de seguimiento, tanto el remitente como el destinatario pueden verificar la fecha estimada de entrega.
  
• Confirmación de firma: Para que el paquete se entregue únicamente al destinatario correcto al requerir una firma al momento de la entrega. Es una excelente opción para artículos valiosos o importantes.
  
• Confirmación de edad: Si el paquete contiene productos con restricciones de edad, como alcohol o productos de tabaco, puedes incluir una instrucción para que el servicio de mensajería solicite la identificación del destinatario.

Costos de envío

Las opciones más rápidas, como la entrega al día siguiente, suelen ser más costosas debido a la urgencia del servicio. Si decides ofrecer un servicio con número de seguimiento o confirmación de firma, también deberás considerar estos costos al establecer los precios de envío.

Es importante tener en cuenta estos factores al elegir el tipo de etiqueta de envío adecuado para tus necesidades y las de tus clientes. 

¿Cuáles son las partes de la etiqueta de envío?

Primero, la dirección del remitente y del destinatario es crucial para que el paquete se envíe y reciba correctamente. El número de seguimiento permite al cliente rastrear el estado de su envío en cualquier momento, brindando mayor confianza. Además, el código postal de barras es importante para facilitar la clasificación en los centros logísticos. 

El Maxi Code, un código con letras y números, es esencial para ser escaneado rápidamente y con precisión por las máquinas, optimizando el proceso de distribución. También, el código de ruta informa sobre el trayecto del paquete, garantizando que siga la ruta correcta dentro del sistema logístico. 

Por último, el nivel de servicio escogido define el tipo de envío, como urgente o estándar, lo que influye en los tiempos de entrega.

Partes de una etiqueta de envío:

• Nombre y dirección del remitente.
  
• Nombre y dirección del destinatario.
  
• Número de seguimiento.
  
• Código postal de barras (código postal de destino).
  
• Maxi Code.
  
• Código de ruta.
  
• Nivel de servicio escogido.

¿Para qué se usa una etiqueta de envío?

Las etiquetas de envío son esenciales para cualquier tipo de envío, ya sea nacional o internacional. 

Identificación y ubicación del paquete

Una de las funciones primarias de las etiquetas de envío es identificar de manera única tanto al remitente como al destinatario para la correcta distribución del paquete dentro de una red logística, ya que garantiza que el paquete llegue a la persona adecuada en el lugar adecuado. 

Seguimiento del envío

Los código de barras o número de seguimiento único hace posible rastrear el paquete durante todo su trayecto para que los usuarios y las empresas puedan saber en qué parte del proceso de envío se encuentra el paquete.

Información sobre el tipo de servicio

Dependiendo del servicio de envío seleccionado, la etiqueta de envío puede indicar si el paquete tiene una prioridad urgente, si es parte de un servicio económico, o si requiere manejo especial, como en el caso de productos frágiles o peligrosos. 

Cumplimiento de normativas

Para los envíos internacionales, las etiquetas también pueden incluir información adicional que garantice el cumplimiento de las normativas aduaneras y regulatorias. Esto puede incluir una declaración de valor para productos de lujo o de alto valor, o detalles sobre el contenido del paquete, como productos químicos o alimentos.

Confirmación de entrega

Al llegar al destino, las etiquetas contienen un código que sirve para generar un comprobante de entrega, lo cual es fundamental para confirmar que el paquete ha llegado correctamente al destinatario.

¿Cómo crear una etiqueta de envío?

Te mostramos los pasos básicos para crear una etiqueta de envío eficaz.

Recolección de información necesaria

Antes de crear la etiqueta, es esencial contar con toda la información relevante. Los elementos más comunes que necesitas recopilar son:

• Nombre del remitente y dirección completa.
  
• Nombre del destinatario y dirección completa, incluyendo el código postal y el país (si se trata de un envío internacional).
  
• Detalles del paquete, como el peso y las dimensiones. Esto es importante para determinar el costo de envío y para asegurarse de que el paquete se maneje adecuadamente.
  
• Método de envío: Indica si el paquete debe ser enviado con un servicio estándar, express o con manejo especial.
  
• Número de seguimiento (si lo tienes disponible) o código de barras.
  

Seleccionar una herramienta para crear la etiqueta

Existen varias formas de crearla. Puedes hacerlo manualmente o utilizar plataformas en línea. Las opciones más comunes incluyen:

• Herramientas en línea de empresas de mensajería: Empresas como FedEx, DHL, UPS, o Correos ofrecen herramientas en línea para crear etiquetas de envío. Las plataformas permiten ingresar la información del envío, calcular el costo y generar la etiqueta lista para imprimir.
  
• Software de gestión de envíos: Si tu empresa realiza envíos frecuentes, puede ser útil contar con un software especializado que permita crear etiquetas de manera más eficiente.
  
• Plantillas de etiquetas: Si prefieres hacerlo de forma manual, puedes utilizar plantillas predefinidas que encuentras en programas como Microsoft Word o Google Docs.
  

Diseño de la etiqueta

Es importante que los elementos de la etiqueta estén organizados de manera que se faciliten las tareas logísticas. Aquí hay algunas recomendaciones para el diseño de la etiqueta:

• Nombre y dirección: Asegúrate de que la dirección sea legible y esté correctamente escrita, con los datos separados adecuadamente (por ejemplo, calle, ciudad, estado, código postal).
  
• Número de seguimiento o código de barras: Verifica que estos elementos sean fácilmente visibles y escaneables.
  
• Instrucciones de manejo especial: Si el paquete tiene algún requerimiento especial, indícalo claramente en la etiqueta.
  
• Tamaño adecuado: El tamaño de la etiqueta debe ser proporcional al paquete para que pueda adherirse correctamente y no se dañe durante el transporte.
  

Impresión y aplicación

Una vez que hayas creado la etiqueta, es hora de imprimirla y aplicarla al paquete. Utiliza una impresora de alta calidad para evitar que los textos se borren o se vuelvan ilegibles. Después, aplica la etiqueta de manera segura en un área visible del paquete, verificando que no se cubran detalles importantes con cinta adhesiva o etiquetas adicionales.